Comptabilité par division

La comptabilité par division est utilisée dans le système pour identifier les transactions de journal propres aux emplacements, et pour mettre à jour le grand livre en conséquence. Généralement, chaque emplacement est une division. Les soldes des comptes du grand livre pour chaque division sont ensuite compilés pour produire des états financiers établis entièrement par division, y compris les états des résultats, les balances de vérification et les bilans par division ou succursale.

La comptabilité par division exige l'utilisation d'un numéro de division dans toutes les écritures de journal. Chaque journal défini doit s'équilibrer au niveau de la division. Par conséquent, chaque compte de votre plan comptable GL doit avoir un numéro de division dans sa séquence de numérotation. En outre, les comptes interdivisionnels doivent être configurés pour permettre l'équilibrage au niveau de la division.

Le niveau de la division est visible et offre des fonctionnalités de recherche, de production de rapport et d'analyse dans plusieurs fonctions, notamment : Paramètres client, Paramètres destinataire client, Interrogation clients, rapport CC - Liste maître destinataires, Saisie des commandes, Demande bon commande, rapport SM - Ventes via transferts et revente EDI 867, et rapport SM - Rabais. Dans le grand livre, vous pouvez afficher les informations de division et de groupe de division dans les fonctions suivantes : GL - Interrogation - Comptes - Détails compte, grille de résultats GL - Paramètres compte - Comptes, et grille de résultats GL - Interrogation - Journal - Grand livre.

Dans Saisie des commandes, par exemple, le numéro de division et la description associée à la commande s'affichent dans les informations d'en-tête. Si la commande est saisie pour un client destinataire, la division attribuée à ce destinataire s'affiche. Lors de la création, de la gestion et du paiement des commandes clients, que le type de paiement soit Paiement sur compte ou autre, et durant la facturation, si un destinataire client a été précisé sur la commande, la division et la banque pour le destinataire sont utilisées pour le traitement de la commande.

Configurations

Pour utiliser la comptabilité par division :
  • Dans SA - Paramètres société - Requis - Paramètres, sélectionner l'option Divisionnel. Vous devez également indiquer un code de compte Interdivisionnel dans la section Comptes GL.
  • Dans SA - Paramètres valeur code table - Division, définissez les différentes divisions.
  • Dans SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Paramètres entrée, réglez le champ Division par défaut de à Client ou Entrepôt. Utilisez cette option pour indiquer si le numéro de division doit provenir par défaut de l'enregistrement d'entrepôt ou de l'enregistrement du client durant la saisie des commandes. La valeur par défaut est remplacée si la fonction Magasin de vente est activée dans la section Magasin de vente :
    • l'option Utiliser magasin de vente est sélectionnée, et
    • l'option remplacer n° division par défaut sur commande est sélectionnée.
  • Dans Paramètres client, Paramètres destinataire client ou Produit – Paramètres descriptions entrepôt, sélectionnez une division, selon le cas. Cette sélection se base sur vos paramètres de division dans les options SA - Paramètres valeur code table - Division et SA - Options administrateur.
  • Dans SA - Paramètres opérateur - Autres options, sélectionnez les options qui contrôlent l'accès des divisions dans votre société. Cela comprend les divisions autorisées pour chaque opérateur et la spécification des données de module autorisées pour chaque opérateur à l'intérieur des divisions, le cas échéant. (Facultatif) Indiquez un groupe de division si vous avez défini des groupes de division dans SA - Paramètres valeur code table - Groupe division.

Comptabilité par division complète ou partielle, ou aucune

La comptabilité par division complète est appliquée si l'option Divisionnel est sélectionnée dans SA - Paramètres société.

La différence fondamentale entre la comptabilité sans division ou par division partielle et la comptabilité par division complète est qu'avec la comptabilité par division complète, votre grand livre est mis à jour par transactions reportées pour un emplacement donné. Cet emplacement peut être, par exemple, un bureau de succursale, un destinataire spécifique ou un entrepôt. Lorsqu'une transaction n'a pas d'incidence sur les stocks dans un entrepôt, le grand livre est mis à jour en fonction de la division attribuée au client ou au fournisseur, ou le numéro peut être saisi manuellement. La mise à jour automatique des comptes du grand livre se fait de manière à ce que le bilan soit entièrement établi par division.

La comptabilité par division partielle demeure une option fonctionnelle. Avec la comptabilité par division partielle, les comptes de contrôle CC et CF, les comptes de remise en trésorerie et les comptes de trésorerie CC et CF ne peuvent pas être entièrement établis par division. Il en est ainsi parce que le bilan est un seul ensemble de comptes. Vous pouvez exécuter des rapports pour chaque compte, mais vous ne pouvez pas exécuter les bilans par division. Vous devez les exécuter pour la société dans son ensemble. Cependant, vous pouvez exécuter l'état des résultats par division.

Paramètres client et Paramètres destinataire client

La valeur Division dans Paramètres destinataire client provient par défaut de la valeur Division dans Paramètres client - Général - Paramètres. Si vous utilisez la comptabilité par division complète, ce champ est requis pour chaque client et chaque destinataire client.

Si vous créez un nouvel enregistrement Destinataire pour un enregistrement client existant, le nouvel enregistrement, par défaut, contient les valeurs Division et Banque de l'enregistrement Paramètres client. Vous pouvez aussi modifier ces valeurs Division et Banque dans l'enregistrement Paramètres destinataire client si ces valeurs sont différentes des valeurs par défaut. Ces valeurs modifiées ont ensuite priorité et elles sont utilisées pour les commandes. L'exception est si vous avez activé la fonction Magasin de vente. La division du magasin de vente remplace la division client ou entrepôt sélectionnée dans le champ Division par défaut de dans SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Paramètres entrée.

Analyse des ventes - Rapport - Rabais

Utilisez le rapport SM - Rabais pour générer un rapport approfondi sur les montants de rabais en suspens, y compris les rabais clients, les rabais fournisseur basé sur les ventes, et les rabais fournisseur basés sur les achats. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour envoyer le document de transfert de produit ou d'ajustement de compte EDI 844 aux fournisseurs. Vous pouvez exécuter le rapport pour une plage de divisions. Vous pouvez trier les demandes pour chaque contrat par division, dans l'option Trier par C)lient, S)Destinataire, D)ivision, N)Aucun. La valeur de la division est incluse dans la sortie EDI ou dans la sortie XML sync.SXVendorRebateClaim et le BOD ION.

Rapport SM Ventes via transferts ou revente EDI 867

Utilisez le rapport SM - Transfert/revente de produit EDI 867 pour produire un document électronique fournissant diverses informations à vos fournisseurs. Vous pouvez exécuter ce rapport pour afficher la division associée à une commande. La valeur de la division est incluse dans la sortie EDI ou dans la sortie XML sync.SXInventoryMovement et le BOD ION.

Exclusions

Le niveau de la division n'est pas disponible pour les fonctionnalités suivantes : CF - Fournisseur, CC - Boîte postale, BP - Préparation d'offres, Plan de financement, Garantie service, Valeur ajoutée.