Détails du paiement sur les factures et les réceptions

Vous pouvez afficher les détails de paiement, tels qu'un paiement en espèces, par chèque ou par carte de crédit, ou encore les détails ACH sur les reçus et les factures. Ces informations vous aident à rapprocher vos paiements. Vous pouvez aussi utiliser ces informations pour déterminer comment rembourser un article retourné. Par exemple, si votre client a payé par chèque, vous pouvez attendre que le chèque soit compensé avant de rembourser le client. Si votre client a payé par carte de crédit, vous pouvez utiliser les quatre derniers chiffres de la carte de crédit pour verser le remboursement au même numéro de compte.

Si cette option est activée dans SA - Options administrateur, la fonction de détail de paiement prend les données existantes et affiche ces données sur un reçu ou une facture. Les données utilisées dans l'affichage sont limitées à 40 caractères pour correspondre à la taille courante d'un reçu. Pour plus de clarté, l'affichage est identique sur le reçu et la facture.

Formatage

Les premiers caractères affichés sont le type de paiement configuré dans SA - Paramètres valeur code table. Par exemple, Espèces, Chèque, Carte ou ACH.
Les derniers caractères affichés sont le montant de l'achat.
Pour un type de paiement Carte de crédit ou ACH, l'affichage inclut les 4 derniers chiffres, avec un astérisque au début, et le numéro de réponse. Le numéro de réponse est un ID unique de CenPOS.
Dans le cas d'un chèque, si le numéro du chèque a été saisi lors de la saisie d'une commande, ce numéro s'affiche.

Cette liste présente des exemples de détails de paiement pour différents types de paiement :

Carte *9999 Réf 123456789012 1234567,99-
ACH *9999 Réf 123456789012 1234567,99-
Espèces 1234567,99-
Chèque Chq : 12345678 1234567,99-
PROMO Type paim 1234567,99-
Promo av chèque Chq :12345678 1234567,99-
Mt imputé au suffixe -99 1234567,99-
Mt imputé du suffixe -99 1234567,99-

Remarque

Dans le cas de versements multiples, ces formats traitent les scénarios les plus courants uniquement. Le signe moins indique un montant négatif. Les commandes en souffrance sont désignées par la mention « Mt imputé », qui s'affiche sur les factures. Il n'y a pas d'affichage de l'historique de versements autres que par carte de crédit ou ACH qui sont des correspondances parfaites. Une correspondance parfaite désigne les mêmes montant, suffixe, type de paiement et numéro de chèque si disponibles. Cela empêche l'affichage des transactions erronées et annulées ou corrigées dans la sortie finale

Configuration

La configuration suppose que vous avez déjà défini vos types de paiement dans SA - Paramètres valeurs code table. Vous devez également configurer votre imprimante de reçus dans SA - Paramètres opérateur et SA - Paramètres imprimante.

Vous pouvez configurer les détails de paiement au niveau de la société dans SA - Options administrateur et au niveau du client dans Paramètres client. Cela facilite l'utilisation de cette fonctionnalité à l'échelle de la société ou pour un ou plusieurs clients sélectionnés. Les valeurs par défaut sont définies pour que le détail du paiement ne soit pas imprimé pour les enregistrements/clients existants, sauf si activé.

Dans SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Imprimer - Imprimer détail GL, les options sont les suivantes : Aucun, Réception, Facture ou Les deux. La valeur par défaut est Aucun.
Dans Paramètres client - Général - Paramètres - Imprimer détail GL, les options sont les suivantes : OA par défaut, Aucun, Réception, Facture ou Les deux. La valeur par défaut est OA par défaut.

La fonction de détail de paiement utilise deux rapports pour permettre l'impression des données détaillées de paiement. Les rapports sont : Rapport de traitement des factures de vente et Ventes - Traitement impression reçu. Vous pouvez exécuter ces rapports en tant que rapports enregistrés, ou utiliser l'option Imprimer pour les reçus et les factures, disponible dans la barre d'outils dans Saisie des commandes.

Ces modifications n'ont pas d'incidence sur les sorties des BOD EDI, Billtrust ou Facture. Ces méthodes de sortie n'ont pas ces informations peu importe les options sélectionnées.

Impression à partir de logiciels tiers

Si vous utilisez une solution d'impression de formulaire tierce, telle que Unform ou NowDocs, vous devez installer et configurer cette solution avant de configurer l'impression des détails de paiement, ou les configurer en même temps. Les exigences tierces sont sujettes à changer. Vérifiez ces exigences auprès du représentant client tiers approprié.

Il n'y a pas de format spécial pour le document Reçu utilisé pour les ventes au comptoir. Si vous utilisez Unform et que souhaitez utiliser la fonction Impression détail GL, demandez qu'Unform apporte une modification d'intercommunication au formulaire standard. Gardez à l'esprit que NowDocs n'offre pas cette fonctionnalité.

Si vous avez besoin d'un reçu de carte de crédit selon normes de l'industrie pour les cartes de crédit PCI, nous vous recommandons d'utiliser le reçu fourni par CenPOS.

La fonction Impression détail GL pour le document Facture est compatible avec Unform et NowDowcs si vous utilisez le document de sortie modifié de l'un ou l'autre. Ces modifications affectent tous les rapports de sortie de Format 1 et Format 3. Cette fonctionnalité n'est pas propre aux sorties Unform ou NowDows et sert à tous les rapports de sortie.