Types de conceptions dans GL - Paramètres états financiers

Compte

Utilisez le type de conception Compte pour déterminer les comptes à inclure dans une section donnée d'un rapport. Les codes de compte qui sont imprimés sont déterminés par les informations contenues dans cet enregistrement, en combinaison avec les informations contenues dans l'enregistrement Sélection.

L'information imprimée dans un état financier est le résultat de trois enregistrements. L'enregistrement Sélection indique les sociétés, divisions et départements à imprimer et s'il faut les imprimer de façon détaillée ou sommaire. L'enregistrement Colonnes indique quelles informations d'un compte ou d'un enregistrement budgétaire sont imprimées et où elles sont imprimées. L'enregistrement Compte indique quels comptes de GL - Paramètres compte ou GL - Paramètres budget sont inclus dans l'état. Le type d'enregistrement Comptes est requis sauf si vous créez un état horizontal, auquel cas vous utiliserez plutôt l'enregistrement Compte horizontal.

Les enregistrements Comptes constituent le corps de l'état financier. Un enregistrement Compte unique peut donner une ligne d'impression ou plusieurs lignes d'impression, selon les options Détail ou Sommaire utilisées ici et dans l'enregistrement Sélection. Vous pouvez utiliser les enregistrements Compte pour imprimer un ou plusieurs comptes ou imprimer un emplacement d'entreposage.

Vous pouvez saisir soit des numéros de compte individuels, que le système valide, soit une plage de numéros de compte, que le système ne valide pas. Pour simplifier la tenue de votre enregistrement d'état financier, sélectionnez des comptes en indiquant une plage et incluez des numéros consécutifs dans vos plages de comptes, même s'ils n'existent pas. Par exemple, vos comptes de vente d'outils vont de 4000 00 à 4500 00, et vos comptes de vente divers vont de 4800 00 à 4900 00. Lorsque vous créez votre enregistrement Compte pour les comptes de vente, entrez une plage de 4000 00 à 4999 99 pour vous assurer que les comptes de vente ajoutés à l'avenir sont inclus. Une plage est plus susceptible d'inclure les comptes qui sont ajoutés, supprimés ou modifiés, et réduit la gestion de vos enregistrements.

Colonnes

Utilisez le type de conception Colonnes pour déterminer les informations à sélectionner pour les enregistrements précisés dans le rapport. Si vous n'avez pas obtenu de plan pour votre état financier, vous devriez en obtenir un maintenant. Vous devez avoir au moins un enregistrement Colonnes dans chaque conception, et il doit apparaître avant tout enregistrement Compte, Total ou Compte horizontal dans la conception. Utilisez des enregistrements de colonnes supplémentaires au besoin pour modifier la disposition des colonnes dans l'ensemble du rapport.

Il y a 15 colonnes disponibles, chacune représentant un emplacement vertical dans le rapport. Dans la plupart des cas, la colonne s'affiche réellement à l'impression. Vous pouvez définir une colonne qui ne s'imprime pas, mais qui n'est utilisée que pour contenir une valeur à utiliser dans une autre colonne.

Les colonnes définies dans cet enregistrement déterminent ce qui s'affiche au final pour chaque enregistrement de compte, de compte horizontal ou de total qui se trouve après cet enregistrement de colonne et jusqu'à l'enregistrement de colonne suivant. Bien que 15 colonnes soient disponibles, vous n'êtes pas tenu d'utiliser les 15 colonnes. Vous ne pourrez peut-être pas utiliser les 15 colonnes en raison de la largeur du papier et de la taille de chaque colonne. Identifiez seulement les colonnes qui seront utilisées.

Vous pouvez définir des colonnes pour qu'elles impriment une valeur ou pour conserver une valeur pour une utilisation ultérieure. Les montants ou le texte d'une colonne sont déterminés par le système au moyen de l'une de quatre méthodes.

Vous pouvez choisir d'utiliser les informations de champ à partir de GL - Paramètres comptes, GL – Paramètres budget, SA – Paramètres société ou SA – Paramètres valeurs tables en sélectionnant Champ pour première valeur. En outre, vous pouvez choisir d'utiliser la valeur précédemment définie d'une colonne dans une autre colonne. Ceci est utile pour les chiffres calculés qui nécessitent plus d'un calcul.

Vous pouvez utiliser la première colonne pour effectuer un calcul qui n'est pas imprimé, puis utiliser la valeur de la colonne dans le calcul d'une autre colonne. Troisièmement, vous pouvez choisir d'imprimer le contenu d'un emplacement d'entreposage ou de l'utiliser dans le calcul d'une colonne. Enfin, vous pouvez définir une valeur statique à imprimer ou à utiliser dans un calcul.

En fonction de votre enregistrement Page, le système calcule la taille et la position des colonnes en laissant un espace vide entre les colonnes. Le rapport est centré. Pour créer des étiquettes de colonne, notez les positions des colonnes afin de savoir à quelle position placer les étiquettes.

Calcul

Utilisez le type de conception Calcul pour disposer les numéros de compte, les niveaux totaux, les valeurs et les emplacements de stockage. Utilisez ce type de conception pour extraire des informations et calculer un ratio, calculer des sommes, des différences, des produits et des quotients. Les enregistrements Calcul n'entraînent pas directement d'impression mais, après le calcul, les résultats peuvent être enregistrés et imprimés avec un enregistrement Compte, Horizontal ou Totaux.

Si l'enregistrement a été configuré pour enregistrer le résultat au niveau total, les colonnes valides sont 0 à 15 ; pour enregistrer le résultat au niveau stockage, les colonnes valides sont 1 à 15.

En-tête

Utilisez le type de conception En-tête pour formuler les en-têtes, les pieds de page et les titres qui s'impriment sur le rapport. Établissez des enregistrements d'en-tête au début de la conception et tout au long de la conception, partout où des en-têtes, des titres ou du texte sont incorporés dans votre état financier.

Vous devez ajouter les enregistrements de ligne d'en-tête avant l'endroit de l'état financier où ils doivent être imprimés. Vous pouvez utiliser du texte prédéfini ou saisir le texte à imprimer sur votre état financier. Si vous souhaitez que des lignes blanches apparaissent plutôt que les en-têtes ou les pieds de page reportés, vous devez a) créer des enregistrements de lignes d'en-tête sans description, et les définir comme des lignes d'en-tête ou de pied de page avec des numéros correspondant à ceux du premier ensemble, ou b) insérer un nouvel enregistrement Page sans en-tête.

Compte horizontal

Comme le type de conception Compte, le type de conception Compte horizontal indique le compte ou les comptes à utiliser dans cette section du rapport. Utilisez l'enregistrement Compte horizontal lorsque vous créez un état financier horizontal. À l'aide du type d'enregistrement de conception Compte horizontal, vous pouvez imprimer les informations sur le compte horizontalement dans la page.

Vous devez comprendre l'utilisation de l'enregistrement Format horizontal avant d'utiliser l'enregistrement Compte horizontal. Vous devez utiliser les deux types d'enregistrement de conception horizontal lorsque toutes les colonnes d'une ligne d'impression ne sont pas issues a) d'un code de compte [société-division-département-compte-sous compte], ou b) d'une révision de budget [société-division-département-compte-sous compte-révision].

Les états financiers horizontaux sont l'exception, pas la norme. La conception et l'impression d'un état financier sont plus efficaces si vous utilisez le format vertical. Chaque section verticale doit utiliser un enregistrement Sélection avant tout enregistrement de Compte, et ne doit pas contenir d'enregistrements Compte horizontal. Chaque section horizontale doit utiliser un enregistrement Format horizontal avant les enregistrements Compte horizontal, et ne doit contenir aucun enregistrement Compte.

Les enregistrements horizontaux diffèrent des enregistrements verticaux dans le mode d'affichage des informations des enregistrements GL - Paramètres compte et GL - Paramètres budget.

Dans un état financier au format vertical, toutes les colonnes d'une ligne d'impression doivent se rapporter au même code de compte [société-division-département-compte-sous compte]. La période, le trimestre ou l'année peuvent varier, mais pas le code de compte. En outre, toutes les colonnes de budget d'une ligne d'impression doivent provenir du même code de compte et du même numéro de révision du budget [société-division-département-compte-sous compte- révision].

Dans un état financier horizontal, vous pouvez mélanger différents codes de compte et révisions de budget sur la même ligne d'impression. Cela donne la possibilité, par exemple, d'imprimer le Département 1 dans une colonne et le Département 2 dans la deuxième colonne. Il est également possible de placer la Révision de budget 1 dans une colonne et la Révision de budget 2 dans la deuxième colonne. Cela permet également de combiner les numéros de compte sur une ligne d'impression, par exemple le compte 3510 dans une colonne et 3520 dans la deuxième colonne.

Format horiz

Utilisez le type de conception Format horizontal plutôt qu'un enregistrement Sélection lorsque vous concevez un état financier horizontal ou une section horizontale. Utilisez ce type pour sélectionner et mettre en forme les sociétés, divisions, départements et révisions de budget utilisées dans un état financier. Les critères de sélection utilisés ici sont les mêmes que dans l'enregistrement Sélection. Cet enregistrement diffère de l'enregistrement Sélection du fait que les sociétés, divisions ou départements sélectionnés peuvent être disposés sur la largeur de la page ou de haut en bas de la page. Si vous choisissez de les imprimer en largeur dans le haut de la page, attribuez une société, une division et un département à chaque colonne.

Il est possible de combiner le format vertical et le format horizontal dans un rapport. L'apparence de l'état financier imprimé demande toutefois réflexion. Il est souvent utile de schématiser le résultat voulu d'abord, puis de définir les options selon le schéma.

Mémoir

Le type de conception Mémoire vous permet de rappeler un total à partir d'un rapport imprimé précédemment. Le total imprimé auparavant peut être rappelé si vous avez attribué un emplacement de mémoire au total dans l'enregistrement Totaux. Utilisez cette option pour imprimer un rapport sommaire utilisant les totaux des états financiers précédents.

Page

Les enregistrements de type Page déterminent la taille de la page et constituent normalement la deuxième étape de la conception d'un état financier. Cet enregistrement définit la taille du papier et formate l'état financier complet jusqu'à ce que le système rencontre un autre enregistrement Page. Si vous utilisez l'impression condensée, 132 colonnes s'impriment sur une feuille de papier. Sinon, 80 colonnes s'impriment sur une page.

Il y a 66 lignes sur une feuille de 8 ½ x 11. Cependant, puisque les marges supérieure et inférieure sont par défaut de 2, il n'y a que 62 lignes d'impression disponibles. Vous pouvez accepter ou modifier les valeurs par défaut. Si vous augmentez ou diminuez les marges, le nombre de lignes d'impression augmente ou diminue en conséquence. Si vous utilisez des en-têtes ou des pieds de page, utilisez cet enregistrement pour indiquer le nombre approprié de lignes d'en-tête et de pied de page qui contiennent du texte. N'incluez pas les lignes blanches dans votre total.

Vous pouvez désigner plusieurs enregistrements de conception Page pour accueillir une modification du format en cours d'exécution du rapport. La plupart des conceptions n'ont qu'un seul enregistrement de type Page.

Sélection

Utilisez le type d'enregistrement Sélection pour sélectionner les sociétés, divisions et départements que vous souhaitez inclure dans l'état. Utilisez ce type de conception pour déterminer si le système imprimera des informations détaillées ou sommaires.

Chaque conception d'état financier doit contenir un enregistrement Sélection, ou un enregistrement Format horizontal si vous créez un état horizontal. Bien que la plupart des conceptions ne contiennent qu'un seul enregistrement Sélection, vous pouvez avoir d'autres enregistrements Sélection dans la conception.

S'il y a plusieurs enregistrements Sélection dans la conception de l'état financier, les critères du premier enregistrement Sélection sont utilisés par le système lors du processus d'impression. Lorsque le système trouve un enregistrement Sélection suivant, les critères sont modifiés pour refléter le nouvel enregistrement Sélection à partir de ce point.

À mesure que vous définissez les sociétés, les divisions et les départements dans cet enregistrement, le système accumule les données. Les divisions appartiennent à la société sélectionnée, et les départements à la société et aux divisions sélectionnées. Si vous sélectionnez Toutes les compagnies, votre société de test est incluse dans votre état.

Pour simplifier la gestion de vos enregistrements d'état financier, sélectionnez les sociétés, divisions et départements en saisissant une plage. Une plage est plus susceptible d'inclure les sociétés, divisions ou départements qui sont ajoutés, supprimés ou modifiés. Cela facilite la tenue de vos enregistrements.

Détail/Sommaire

Utilisez l'enregistrement Sélection pour définir si les sociétés, divisions, départements et sous-comptes s'impriment a) en détail (une ligne par enregistrement) ou b) de façon sommaire (tous les enregistrements similaires totalisés et résumés sur une ligne). Utilisez les options d'impression détaillée ou sommaire pour comprendre les lignes et les soldes d'impression sur l'état. Dans un premier temps, créez votre état financier de façon détaillée, vérifiez les totaux, puis modifiez le niveau de détail en fonction de vos besoins. Cela garantit que votre état comprendra les comptes appropriés. Les combinaisons sont les suivantes :

Totaux

Le type de conception Totaux imprime la somme d'un groupe des enregistrements Compte précédents, ou l'imprime dans un emplacement de stockage. Il y a neuf niveaux cumulatifs qui sont basés sur les enregistrements Compte et Compte horizontal, et cinq niveaux non cumulatifs qui sont basés sur les enregistrements Calcul.

À moins d'avoir un état financier complexe, vous n'utiliserez probablement pas les neuf niveaux cumulatifs. Lorsque vous créez un bilan, attribuez le niveau 9 au total des actifs et des passifs dans votre plan. Tous les totaux semblables, comme le total de l'actif à court terme et le total des biens immobiliers, se voient attribuer le même niveau, habituellement 1. Les totaux qui comprennent d'autres totaux obtiennent des nombres plus élevés, et il n'est pas nécessaire d'attribuer des niveaux consécutifs. Le niveau 1 ajoute des soldes de compte, le niveau 2 ajoute des totaux de niveau 1, le niveau 3 ajoute des totaux de niveau 2, et ainsi de suite.

À propos des emplacements de stockage

Dans de nombreux cas, vous pouvez définir une valeur mathématique dans l'enregistrement Colonnes, ou dans l'état lui-même lorsque vous utilisez des types de conception Compte et Colonnes ensemble.

Les types de conception Compte, Compte horizontal et Totaux comprennent une fonctionnalité supplémentaire appelée emplacements de stockage. Un emplacement de stockage n'est pas un type d'enregistrement spécifique, mais une zone qui stocke des informations ou des calculs pour une utilisation ultérieure. Les emplacements de stockage contiennent des informations qui ne sont pas directement disponibles dans le système, telles qu'un ratio calculé ou un nombre total d'employés.

Vous pouvez définir des emplacements de stockage sur les pages Compte, Compte horizontal et Totaux, et définir jusqu'à 99 emplacements de stockage. Pour imprimer un emplacement de stockage, précisez un numéro de compte valide dans l'enregistrement Compte ou Compte horizontal, puis sélectionnez l'option Imprimer. Vous pouvez imprimer un emplacement de stockage sur la même ligne d'impression qu'un compte. Si un emplacement de stockage est en conflit avec l'affectation d'une colonne selon les comptes, l'emplacement de stockage a priorité et s'affiche dans la colonne indiquée.

L'impression d'un emplacement de stockage n'ajoute pas d'emplacement de stockage aux niveaux totaux. Les informations de l'enregistrement Compte sont ajoutées aux niveaux totaux, même si un emplacement de stockage imprimé est indiqué pour les informations de l'enregistrement Compte.