Mise à jour finale

Mise à jour manuelle des groupes récurrents dans Saisie groupe factures fournisseur

Vous pouvez utiliser des groupes récurrents lorsque vous devez comptabiliser régulièrement le même montant d'une facture. Par exemple, le loyer est une dépense récurrente que vous devez comptabiliser mensuellement. Pour mettre à jour manuellement les transactions dans un groupe récurrent dans le Centre de facturation fournisseur, vous devez sélectionner les transactions que vous souhaitez mettre à jour, puis effectuer la mise à jour finale.

Mise à jour automatique des groupes récurrents

Au lieu de mettre à jour manuellement des groupes récurrents dans le Centre de facturation fournisseur, vous pouvez configurer un rapport enregistré pour mettre à jour automatiquement les groupes récurrents en exécutant le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures.

Lorsque vous définissez le rapport, vous pouvez préciser un groupe ou une plage de groupes à mettre à jour. En outre, vous pouvez indiquer un numéro de fournisseur, un numéro de facture ou une date de création, ou une plage de ces paramètres. Tous les groupes associés aux plages indiquées seront mis à jour en fonction des paramètres supplémentaires de la vue Options.

Ces options sont utilisées pour mettre à jour les groupes récurrents. Ne modifiez pas les autres options.

Date report	Traitement de mise à jour
Période	Imprimer tous enregistrements (Non = erreurs seulement)
Mise à jour (Non = vérification des erreurs seulement)	Date facture

Les astérisques dans les champs Date report et Période renvoient à la date courante du système. Conservez les astérisques afin que ce groupe récurrent se mette à jour automatiquement chaque mois. L'option Mise à jour vous permet de mettre à jour le groupe et de créer des fichiers de comptes fournisseurs, ou uniquement de répertorier les transactions et de vérifier les erreurs. Si vous répertoriez les transactions avant la mise à jour, vous pouvez vérifier les transactions inexactes et les corriger avant de les mettre à jour et de créer des fichiers. Utilisez l'option Imprimer tous enregistrements pour imprimer toutes les transactions qui ont été mises à jour ou pour imprimer uniquement celles contenant des erreurs. L'impression de toutes les transactions peut produire un rapport d'une bonne longueur.

Mise à jour des groupes uniques

Après la mise à jour d'un groupe unique, les transactions et l'en-tête du groupe sont supprimés si l'option Supprimer enregistrements après rapprochement dans SA - Options administrateur – Fournisseurs – Réception est sélectionnée.

Si cette option est sélectionnée, les transactions du Centre de facturation fournisseur sont supprimées après la mise à jour et le rapprochement de la facture. Les factures non commerciales qui ne nécessitent pas de rapprochement sont supprimées après la mise à jour. Si cette option n'est pas cochée, les enregistrements sont conservés dans le groupe jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement. Pour supprimer des factures fermées, recherchez les enregistrements fermés dans le Centre de facturation fournisseur. Sélectionnez toutes les transactions de la grille, puis cliquez sur Supprimer.

Mise à jour des groupes de factures commerciales

Lorsque vous mettez à jour un groupe contenant des factures commerciales, deux traitements peuvent être effectués : la mise à jour du fichier du fournisseur pour enregistrer la facture fournisseur, et la mise à jour dans le contrôle des stocks. La correspondance entre la facture et le bon de commande doit respecter les tolérances et le bon de commande reçu pour les deux traitements à effectuer pour une facture. Si le bon de commande n'a pas encore été reçu ou si les tolérances de correspondance ne sont pas respectées, seul le processus de mise à jour est effectué.

Voir Tolérances.

Si une erreur de rapprochement survient, par exemple si le bon de commande n'est pas encore reçu ou si les valeurs sont en dehors de la tolérance, la facture est réglée à Contesté si l'option Mettre factures correspondantes en contestation est sélectionnée dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception. Le processus de mise à jour ajoute la facture au fichier d'historique du fournisseur, créditant CF commercial et débitant le compte Non rapprochés CF. Lorsque la facture passe le processus de rapprochement, ce dernier retire la mise en attente et contrepasse la saisie des éléments non rapprochés CF, à mesure qu'il vérifie les stocks et débite les stocks non facturés en raison de la contrepassation de l'écriture de réception dans le grand livre.

Dans le Centre de facturation fournisseur, vous pouvez effectuer la mise à jour finale et le rapprochement des enregistrements que vous sélectionnez dans la grille. Ceci est considéré comme un processus de mise à jour et de rapprochement actif et interactif. Les erreurs sont retournées dans le Centre de facturation fournisseur afin que vous puissiez traiter les exceptions. La première fois que vous utilisez le processus de mise à jour et de rapprochement actif et interactif, vous êtes invité à sélectionner les options de traitement d'outrepassement standard. Après fois cela, vous n'aurez plus à le faire.

Vous pouvez également utiliser le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures pour mettre à jour les groupes de factures commerciales.