Boîte postale client

Les boîtes postales sont utilisées par les banques et d'autres institutions de traitement des chèques pour traiter de grands nombres de paiements ou des paiements pour des factures élevées, et les reporter directement sur les comptes bancaires commerciaux. La banque gère une boîte postale de bureau de poste où les clients envoient leurs paiements. Le service postal accepte ces paiements et les livre plusieurs par jour à la banque. La banque envoie une transmission électronique de tous les chèques qui ont été enregistrés en un jour.

Mise à jour du GL : automatique ou manuelle

Les transmissions de boîtes postales de que vous recevez de votre banque sont des fichiers plats importés par le rapport CC - Boîtes postales - Importation. Selon vos paramètres à l'option Reporter/Mettre à jour transactions importées, vos comptes CC peuvent être mis à jour automatiquement lors de l'importation pour ces types de transactions suivants :

Enregistrements de chèque pour le numéro de banque sélectionné
Enregistrements de paiement appliqués à la facture correcte
Factures et crédits mis à jour au statut Payé
Factures de chèque sans provision créées pour des montants de chèque négatifs
Transactions en espèces non affectées créées en l'absence de facture correspondante

Les transactions de grand livre sont créées et appliquées aux numéros de compte à partir des enregistrements suivants :

CR - Paramètres banque
Paramètres client
SA - Paramètres opérateur
SA - Paramètres opérateur - Enregistrement Opérateur R&D

Le processus de mise à jour automatique élimine toute modification dans le processus d'importation. Toutes les transactions de chèque sont enregistrées sur un compte CC, qu'il s'agisse du compte client approprié ou du compte client fictif.

Si vous exécutez l'importation sans mettre à jour les modules CC et GL, les fichiers de lot sont créés mais pas mis à jour. Ces enregistrements de lot sont disponibles pour modification ou suppression dans CC - Saisie boîte postale. Vous devez ensuite les mettre à jour manuellement dans le rapport CC - Boîtes postales - Mise à jour.

Que vous exécutiez le rapport CC - Boîtes postales - Mise à jour en mode mise à jour ou non, les détails des transactions pour chaque importation sont fournis dans le rapport.

Paiements fractionnés

Au cours du processus d'importation, les chèques sont mis en correspondance avec les enregistrements clients. Si le numéro de facture fourni avec une transaction de chèque ne correspond pas au numéro de client dans le fichier plat, le système tente de faire correspondre la facture avec d'autres enregistrements clients. Parfois, plusieurs factures pour différents clients sont payées par un seul chèque. Si un chèque est reçu d'un client et qu'il s'applique aux paiements planifiés d'autres clients, le processus d'importation vérifie l'option Effa(C)er ou (S)uspendre transaction partage dans le rapport CC - Boîtes postales - Mise à jour avant de traiter le paiement. Indiquez C pour faire l'association en fonction du numéro de facture, plutôt que du numéro de client. Indiquez S pour suspendre ces transactions dans le fichier de lot. Vous devez annuler la mise en suspens de la transaction dans CC - Saisie boîte postale.

Enregistrements correspondants introuvables

Au cours du processus d'importation, les transactions de paiement sont mises en correspondance avec le numéro de facture contenu dans le fichier plat. Si une correspondance ne peut pas être effectuée, la transaction est comptabilisée dans un compte de client fictif qui est identifié dans le rapport CC - Boîte postale - Mise à jour.

Si vous ne reportez pas ou ne mettez pas à jour des transactions, les paiements sans correspondance deviennent des transactions de chèque suspendues et restent dans le fichier de lot CC jusqu'à ce que vous annuliez la mise en suspens. Si vous effectuez une mise à jour, une transaction de liquidités non affectées est reportée sur le compte fictif. Vous devez rapprocher et reporter manuellement les transactions sur le bon compte.

Fichiers de sauvegarde

Chaque fois que vous exécutez le rapport CC - Boîtes postales - Mise à jour, une sauvegarde du fichier plat est créée. La convention d'appellation de chaque fichier d'importation de boîte postale est aammjjhhmmss.

Les fichiers de sauvegarde de boîte postale se trouvent dans votre répertoire EDI entrant jusqu'à ce que vous les supprimiez. Examinez ce répertoire périodiquement pour purger les fichiers de sauvegarde superflus.

Problème de maintenance système

Les transactions détaillées dans CC n'ont pas d'index unique. Ainsi, lorsque le rapport CC - Boîtes postales - Mise à jour met en correspondance des factures et des paiements, le lien est créé à l'aide d'un ID d'enregistrement. Si votre administrateur système effectue un déchargement-chargement dans la base de données contenant ces enregistrements, l'ID d'enregistrement est modifié. Tout enregistrement actif dans la boîte postale client, comme CC - Saisie gestion lot et CC - Saisie boîte postale, perdent leur lien au détail CC. Si cela se produit, supprimez le lot et refaites l'importation, ou ajustez manuellement les enregistrements de lot pour rétablir les liens.