Paramètres de sécurité pour les groupes de factures fournisseurs

Configuration d'un groupe de factures pour les saisies fournisseurs

La fonction CF - Définition des groupes est la fonction dans laquelle vous configurez des groupes à utiliser dans le Centre de facturation fournisseur. La sécurité de cette fonction est basée sur la sécurité par fonction dans Administrateur système – Paramètres opérateur.

Lors de la configuration des groupes, vous pouvez limiter l'accès à un groupe à un seul opérateur. Dans le champ Opérateur, vous indiquez si toutes les factures associées à ce groupe doivent être accessibles à un seul opérateur ou à tous les opérateurs. Si vous laissez ce champ vide, ce groupe est ouvert à tous les opérateurs de votre société. Si vous définissez un opérateur, seul cet opérateur a accès aux données des factures associées au groupe.

Centre de facturation fournisseur

La sécurité des utilisateurs détermine quelles données des factures s'afficheront pour le groupe dans la fenêtre Centre de facturation fournisseur. Les paragraphes suivants décrivent certains paramètres de sécurité propres au Centre de facturation fournisseur.

• Sécurité fonctionnelle : En fonction du paramètre de niveau de sécurité minimum par défaut basé sur les options SA - Options d'administrateur pour le Centre de facturation fournisseur, vous devez avoir un niveau de sécurité de 4 ou plus dans SA - Paramètres opérateur pour pouvoir accéder à la fenêtre Centre de facturation fournisseur.
• Grpe: Dans le Centre de facturation fournisseur, vous pouvez voir uniquement les factures des groupes auxquels votre identifiant d'opérateur est associé, ou des groupes sans identifiant d'opérateur. Pour accéder aux factures d'un groupe affecté à d'autres opérateurs, contactez votre administrateur système pour modifier les initiales de l'opérateur dans CF - Définition des groupes.
• Mise à jour finale : Le traitement de mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur est accessible à partir du menu Action. Le traitement de mise à jour finale met à jour les factures et exécute le traitement de rapprochement. Vous devez disposer d'un niveau de sécurité de 4 ou plus pour le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures dans SA – Paramètres opérateur pour utiliser le traitement de mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur.
• Type de transaction de facture : Les crédits divers et les notes de crédit ne s'affichent que si vous êtes autorisé à inscrire des crédits de fournisseur. Le paramètre Autoriser traitement retours/crédits fournisseurs se trouve dans SA - Paramètres opérateur - Contrôles.
• Type de traitement : Lors de la mise en correspondance des factures et des bons de commande, utilisez le type de facture Trade (commercial). Les paramètres de sécurité au niveau de l'utilisateur déterminent votre accès aux transactions Charge, Trade (commercial) ou Frais supplémentaires. Vous pouvez avoir accès à un type de traitement, ou à une combinaison de ces transactions. Ces paramètres de sécurité dans SA - Paramètres opérateur - Contrôles déterminent votre accès aux types de traitement du Centre de facturation fournisseur :
  • Autoriser la saisie de factures commerciales
  • Autoriser utilisateur à traiter factures commerciales
  • Autoriser utilisateur à traiter factures de frais supplémentaires
  Les paramètres de sécurité déterminent également si vous pouvez accéder aux factures existantes en fonction de leur type de traitement.
• Mettre à jour les données en fonction du code d'étape : Le code d'étape correspond à l'étape de l'enregistrement de la facture dans le Centre de facturation fournisseur. Les étapes suivantes sont valides :
  • Entré: La transaction a été saisie, mais le traitement de mise à jour finale n'a pas eu lieu.
  • M à J: Au cours du traitement de mise à jour finale, l'étape Mis à jour est attribuée aux factures commerciales et aux transactions complémentaires tierces qui ont été traitées à l'aide de la mise à jour finale, mais qui contenaient des erreurs provenant de la partie rapprochement du traitement. L'étape Mis à jour est valide pour les transactions commerciales et les transactions de frais supplémentaires tierces. Dans le cas des factures commerciales, vous pouvez quand même appliquer la facture aux BC puisque le rapprochement n'a pas encore eu lieu. Toutes les autres transactions sont réglées à Fermé par le traitement de mise à jour.
  • Fermé: La transaction a été mise à jour et rapprochée. Vous ne pouvez pas modifier les factures, les conditions, les valeurs du grand livre, un chèque manuel ou les frais supplémentaires, car ces informations ont déjà été mises à jour dans une transaction de comptes fournisseurs en direct. Vous pouvez seulement interroger la transaction.

    Si Supprimer enregistrements après rapprochement est sélectionné dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception, les transactions n'atteignent jamais l'étape Fermé. Les transactions sont traitées lors de la mise à jour finale et, s'il n'y a pas d'erreurs de rapprochement, tous les enregistrements détaillés des transactions sont supprimés. Si cette option n'est pas sélectionnée, les enregistrements restent dans le Centre de facturation fournisseur à des fins d'historique et d'interrogation.

Rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures

Le rapport Groupe CF - Mettre à jour /Rapprocher factures exécute la mise à jour et le rapprochement des transactions des comptes fournisseurs pour les factures commerciales. La sécurité pour le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures est utilisée pour cette fonction et le traitement de mise à jour finale exécuté à partir du Centre de facturation fournisseur. Vous pouvez exécuter le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures à partir du menu si vous disposez du niveau de sécurité approprié pour le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures. Pour effectuer une mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur, vous devez disposer d'un niveau de sécurité 4 ou plus pour le Centre de facturation fournisseur, et le niveau de sécurité voulu pour traiter le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures.