Plages et options du rapport de traitement des factures de vente

Plages

Options

Comm. expediées seul.?

Sélectionnez Oui pour traiter uniquement les commandes à l'étape 3-Expédié.

Sélectionnez Non pour traiter les commandes à l'étape 2-Prélevé et à l'étape 3-Expédié.

Si vous précisez une liste de numéros de commande dans l'option Entrer liste de numéros commande, le système ignore cette option.

À noter : si cette option est réglée à Non et que des commandes de vente au comptoir (CS) d'un entrepôt TWL doivent être facturées, exécutez le rapport d'expédition WL - Expéditions par lots avant le traitement des factures pour vous assurer que toutes les commandes CS sont correctement mises à jour en vue de l'activité de traitement dans TWL.

Imprimer les factures ? (Y)Oui, (N)on, (U)Non imprimé

Indiquez Oui pour imprimer les factures après avoir terminé le traitement des factures. L'imprimante que vous définissez dans Info imprimante imprime les factures. Le système suit le nombre de fois où une facture a été imprimée. Si une facture est imprimée plus d'une fois, la mention Réimpression s'affiche sur la facture. Pour imprimer par télécopieur ou EDI, réglez cette option à Oui.

Indiquez Non pour utiliser le rapport Ventes - Réimpression de facture pour imprimer les factures.

Précisez Non imprimé pour que le système vérifie un champ interne Nombre de factures dans l'en-tête de la commande. Si la valeur du champ Nombre factures est supérieure à zéro, la facture ne s'imprime pas. Utilisez cette option lorsque vous précisez une plage de numéros de commande. Une facture pour une vente au comptoir (CS) entièrement payée n'est pas imprimée, même si elle n'a pas été imprimée avant.

Tri : O)Commande, (Z)Code postal, (E)ntrée, (R)oute, (C)lient

Indiquez O pour imprimer numériquement par numéro de commande.

Indiquer Z pour imprimer par code postal. Utilisez cette option lorsque vous groupez votre courrier par code postal.

Indiquez E pour imprimer les commandes selon la séquence indiquée dans la liste à l'aide de l'option Entrer liste de n° commande.

Indiquez R pour imprimer numériquement par itinéraire de livraison.

Indiquez C pour imprimer numériquement par numéro de client ou de destinataire.

Remarque

Si vous générez des formulaires de facture à l'aide du format d'impression 4 et que des BOD ION sont créés pour la sortie, cette option est utilisée lorsque le rapport est exécuté. Cependant, il est possible que les BOD ne soient pas traités par ION dans la commande prévue. Cela est également vrai si vous imprimez des formulaires de facture par l'intermédiaire de l'API ION à l'aide de Infor Document Management (IDM). IDM traite chaque facture en tant que document XML distinct, et la commande de sortie à partir d' IDM peut ne pas correspondre à l'ordre de tri sélectionné.

Pour O)Fact. Seul F)Plan Finan. B)Les 2

Si votre client finance ses achats par l'intermédiaire d'une société de financement, utilisez cette option pour facturer directement la société de financement, le client ou les deux.

Indiquez Facturé seulement pour imprimer uniquement le nom et l'adresse du client pour le destinataire et le destinataire de la facture.

Indiquez Plan financier pour imprimer les informations du client pour le destinataire et pour utiliser les informations de la société de financement pour la facturation. Un message s'imprime sur les factures : **Finance***.

Indiquez Les deux pour imprimer à la fois le destinataire et le destinataire de la facturation ; deux factures sont générées.

Vérifier les Commandes?

Sélectionnez Oui pour vous assurer que le rapport Ventes - Vérification des commandes s'exécute avant le traitement des factures.

Vous pouvez aussi vous assurer que le rapport Ventes - Vérification des commandes s'exécute avant d'exécuter le rapport de traitement des factures de vente. L'exécution du rapport de vérification permet de corriger toutes les commandes en déséquilibre avant qu'elles ne soient traitées. Cela est utile car lorsqu'une facture est traitée, elle ne peut plus être corrigée et les comptes clients doivent être modifiés manuellement.

N'oubliez pas que ce paramètre ne vérifiera que les commandes ; vous pouvez aussi configurer le rapport Ventes - Vérification des commandes pour vérifier les commandes et mettre à jour les soldes des clients. De plus, les plages indiquées dans le rapport de traitement des factures de vente sont utilisées pour générer une liste des commandes prêtes pour la facturation. Cette liste de commandes est également utilisée par le rapport Ventes - Vérification des commandes lorsqu'il s'exécute et ne corrigera que les commandes de la liste. Cette liste comprend uniquement, par exemple, les commandes qui ont été prélevées et les commandes qui ne sont pas retenues. Pour mettre à jour les soldes des clients, le rapport Ventes - Ventes - Vérification des commandes doit être exécuté de façon autonome afin que toutes les commandes ouvertes puissent être prises en compte.

Bien sûr, vous pouvez utiliser le Planificateur de rapports pour exécuter le rapport Ventes - Vérification des commandes en dehors des heures d'affaires, avant le rapport de traitement des factures de vente. Cependant, si le rapport Ventes - Vérification des commandes met trop de temps à s'exécuter, des commandes non vérifiées peuvent être incluses dans le rapport de traitement des factures de vente. Dans ce cas, les informations habituellement générées par le rapport Ventes - Vérification des commandes sont ajoutées à la fin du rapport d'exception de traitement des factures de vente.

Entrer liste de n°s commande ?

Sélectionnez Oui pour préciser un numéro ou une liste exacte de numéros de commande. Cliquez sur Liste pour afficher la fenêtre Commandes à traiter. Notez que l'utilisation de cette option remplace les plages que vous pourriez avoir définies dans la vue Plage.

Date de report (MM/JJ/AA)

Étant donné que le traitement des factures est un rapport, la fenêtre standard du journal GL n'est pas affichée. Par conséquent, vous devez fournir ces informations à l'aide des options de rapport.

La date du jour s'affiche par défaut dans Date de report. Cette date n'a pas d'incidence sur l'option Période de report. Vous pouvez remplacer la date de report, mais elle doit correspondre à la période de report. La date de report est attribuée à toutes les transactions d'historique des comptes clients, des produits et du grand livre créées pendant cette session, et devient la date de la facture sur la commande.

Au lieu d'utiliser la date courante, vous pouvez indiquer un certain nombre de jours. Par exemple, si vous précisez **/-7/**, le système utilisera la date courante moins 7 jours. Vous ne pouvez indiquer que de 1 à 7 jours.

Période de report (MM/AA)

Il s'agit de la période de report actuelle du grand livre. Les reports dans des journaux ne peuvent se faire qu'une période à la fois. La période de report est déterminée à partir des paramètres SA - Options administrateur - États financiers - Structure période.

L'option Période courante seulement a priorité sur les autres options. Si cette option est sélectionnée, vous ne pouvez faire de reports que sur la période en cours. Si l'option Période courante seulement n'est pas sélectionnée, le système utilise ensuite l'option Périodes en avant/Périodes en arrière pour déterminer les périodes valides.

Vous pouvez faire avancer la période de report ou la reculer du nombre de périodes défini dans cette plage. Si aucune période n'existe, ou si 1re période valide / Dernière période valide existe, le système utilise ces valeurs pour déterminer la bonne plage de périodes de report. Si des valeurs Périodes en avant/en arrière et 1re/Dernière période valide sont définies, la valeur 1re/Dernière période valide a toujours priorité.

Si vous remplacez manuellement la période de report et que vous utilisez l'année civile ou un exercice, les périodes valides vont de 1 à 12 à l'intérieur des limites ci-dessus. Si vous avez un exercice de 13 périodes, les périodes valides vont de 1 à 13. Pour revenir en arrière d'une période, précisez -1 dans ce champ.

Imprimante pour rapport d'exceptions

Indiquez le nom de l'imprimante pour le rapport d'exception, ou cliquez sur Options imprimante. Vous pouvez imprimer vers une imprimante, un télécopieur, un fichier, un courriel ou la Visionneuse de rapports. Un rapport d'exception s'imprime chaque fois que le traitement des factures est effectué. Chaque message est associé à un numéro de commande, un produit, un numéro de client ou un destinataire, pour vous aider à identifier des problèmes.

Mise à Jour des Ventes (SM)?

Cette option est similaire au rapport Ventes - Mise à jour du Gestionnaire des ventes.

Annuler/Convertir Commandes?

Cette option vous permet d'exécuter rapidement le traitement des factures, et d'exécuter le rapport Ventes - Conversion/annulation commandes pour annuler et convertir les commandes ultérieurement.

Cette option est similaire au rapport Ventes - Conversion/annulation commandes.

Sélectionnez Oui pour convertir des commandes permanentes (ST) et les commandes futures (FO), pour sortir les appels de livraison (BR) et pour annuler les commandes passées après la date d'annulation. Ces commandes ne seront pas traitées à chaque session de traitement des factures, seulement converties.

Impr. message promo (dans titre)?

Sélectionnez Oui pour imprimer un message promotionnel. Saisissez le message promotionnel dans le champ Titre dans la page de bannière du rapport. Le message n'est pas enregistré sauf si vous utilisez un rapport enregistré et que le message promotionnel a également été enregistré.

Imprimer vers EDI si approprié ?

Sélectionner Oui pour transmettre des factures aux clients par EDI. L'option Imprimer factures du rapport de traitement des factures de vente doit également être réglée à Oui. Le système utilise l'ID de partenaire commercial configuré dans Paramètres client ou Paramètres destinataire client, selon que la facture est facturée à l'adresse du destinataire ou du client.

Un fichier plat est créé automatiquement selon le format spécifié dans SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Impression.

Fax-courriel lorsque approprié ?

Sélectionnez Oui pour envoyer une copie de la facture de votre client par courriel ou télécopieur. Pour qu'un client reçoive des factures par courriel ou par télécopieur, l'option Paramètres destinataire client ou Paramètres client - eCommerce Envoyer par doit être réglée à Courriel ou Télécopieur, et une imprimante valide doit être spécifiée dans le champ Imprimante. Cette option ne fonctionne pas si vous sélectionnez un type de destination télécopieur ou courriel dans la page des paramètres d'imprimante.

L'option Imprimer factures du rapport de traitement des factures de vente doit également être réglée à Oui.

Pour envoyer une copie de la facture par télécopieur et avoir une copie imprimée pour vos dossiers, sélectionnez l'option Papier dans SA - Paramètres société - Télécopie.

Pour envoyer des copies multiples par télécopieur, réglez d'abord le champ Copies factures à plus de 1 dans Paramètres client - Commande.

Remarque

Lorsque vous télécopiez un lot de commandes, une page de garde et une télécopie par numéro de télécopieur sont envoyées, quelles que soient les destinations des numéros de client, destinataires ou plans financiers.

Sélectionnez Non si vous avez saisi un télécopieur dans le champ Imprimante et que vous souhaitez saisir manuellement un numéro de télécopieur.

Catalogue hors stock : C)réer, U)Mettre à jour, B)Les2, N)on

Cette option vous permet de créer un enregistrement de Paramètres défaut produit à partir des articles hors stock et des lignes d'articles de composants d'un kit assemblé sur demande hors stock.

Indiquez Créer pour créer un nouvel enregistrement même si un article de catalogue existe déjà pour le hors stock. Cela peut être nécessaire si vous avez accordé un prix spécial au client pour ce produit et que vous souhaitez l'enregistrer dans un nouvel enregistrement de catalogue (même si la remise venant de la fenêtre Hors stock dans Saisie des commandes n'est pas copiée dans l'enregistrement du catalogue).

Indiquez Mise à jour pour mettre à jour un enregistrement si un article de catalogue existe déjà pour ce hors stock.

Indiquez Les deux pour créer des enregistrements de catalogue et mettre à jour les enregistrements existants. Cela ne créera pas d'articles de catalogue en double si un article existe déjà.

Indiquez Non pour ne pas créer d'enregistrements de catalogue.

La création d'enregistrements de catalogue vous permet de créer facilement une base d'informations sans saisir de données. Une fois qu'un enregistrement de catalogue a été créé, le produit de catalogue peut être utilisé dans Saisie des commandes.

Les champs Paramètres défaut produit Prix base , Prix liste et Coût seront mis à jour. Le coût standard n'est pas mis à jour même si l'option Report dans G/L par ? dans SA - Options administrateur - Produits - Coûts est réglée à Standard. Les autres champs sont mis à jour, à l'exception de Description, N° fournisseur, Ligne et Coût. Cependant, si le coût a été modifié dans Saisie des commandes, le champ Coût est mis à jour, mais le coût standard ne l'est pas. Notez qu'aucun produit de catalogue n'est créé si le type de commande est Correction (CR).

Reporter Détails Seul. Si Fact. en Susp.

Vous pouvez reporter chaque facture en détail sur le grand livre, ou reporter uniquement en détail les factures qui mettent à jour les comptes d'attente.

Sélectionnez Non pour que tous les comptes GL soient mis à jour en détail pour chaque facture traitée. Cela accélérera la recherche des factures qui pourraient avoir été reportées incorrectement et fournit une excellente piste des activités des comptes.

Cependant, si vous avez un grand volume de commandes, le report en détail peut poser un problème quant à l'espace de stockage. Dans ce cas, sélectionnez Oui et seules les factures qui mettent à jour vos comptes d'attente seront reportées en détail. Le reste des transactions sera reporté de façon sommaire.

Les transactions sont reportées sur les comptes d'attente lorsque le système ne peut pas localiser le code de compte GL approprié, ou s'il existe un déséquilibre. Cela empêche le déséquilibre des fonctions de saisie des transactions. Toutes les transactions qui mettent à jour les comptes d'attente devraient faire l'objet d'une recherche et les comptes GL appropriés devraient être mis à jour manuellement.

Les écritures du grand livre comprennent une référence Traitement de la facture si aucun report dans un compte d'attente n'a été effectué et que la mise à jour du grand livre est effectuée de façon sommaire. Si des reports détaillés sont demandés ou si des reports sont faits dans un compte d'attente, la référence du grand livre comprend le numéro de commande et le numéro de suffixe.

Exécuter pour ser(V)ice, (S)Commande, (B)Les 2

Cette option s'applique au module Garantie service.

Indiquez Service (V) pour imprimer les factures et les réclamations de garantie pour les commandes clients qui sont liées à des bons de réparation actifs (SRO).

Indiquez Commandes (S) pour imprimer uniquement les commandes clients qui ne sont pas liées à des SRO.

Remarque

Lorsqu'une ligne de commande client est liée à une ligne SRO Garantie de service dont le code de travail est Facturable, Interne ou Refabriquer, le rabais sera appliqué lorsque la ligne est saisie et recalculé lors du traitement de la facture. Si la ligne SRO a un type de travail sous garantie, le rabais sera supprimé de la ligne lorsque le rabais sera recalculé par le rapport de traitement des factures de vente, car aucun rabais ne doit être appliqué.

Répertoire fichiers EDI

(Facultatif) Indiquez un répertoire pour l'enregistrement des fichiers plats EDI. Ce répertoire remplace le répertoire EDI par défaut configuré dans SA - Paramètres société - Requis.

N'utilisez pas cette option dans CloudSuite Distribution.

Créer Ajustements de Stocks?

Sélectionnez Oui et si la quantité disponible est négative, une transaction d'ajustement des stocks sera inscrite dans Produit – Saisie stock non disponible pour ramener la quantité disponible à zéro.

Lors de la prochaine impression des relevés d'inventaire physique, ce produit s'imprime automatiquement afin que vous puissiez recompter les quantités réelles. La quantité disponible ne doit jamais être négative. Si c'est le cas, cela indique qu'il peut y avoir un problème avec votre routine de dénombrement ou qu'un produit a été ajouté au stock mais n'a jamais été reçu dans le système. La date courante est ajoutée à la dernière date de rupture de l'enregistrement de produit, et la date de stock disponible est effacée. Si le produit est un kit assemblé sur demande, chaque composant est mis à jour de la même manière.

Aucun ajustement des stocks automatique n'est créé lorsque le montant disponible dans Produit - Paramètres produit entrepôt ne couvre pas la quantité pour les produits dont le type de réservation est Comparaison reçus ou Toujours. Cette situation se produit lorsque des stocks ont été réservés à partir de réceptions en attente qui n'ont jamais été saisies et mises à jour dans le système. Le traitement est abandonné et un message d'erreur s'affiche, car les fonctions de réception appropriées doivent être mises à jour avant la facturation pour les stocks prélevés à partir de réceptions en attente. Une fois que vous avez terminé la mise à jour de la réception, vous pouvez refacturer la commande.

Sélectionnez Non pour ne pas effectuer d'ajustement de stocks. Un message s'imprime sur le rapport d'exception : Ajustement stock requis, apporter modifications