Fonctionnalité de données de chèques Positive Pay

Positive Pay est un programme de prévention de la fraude par chèque offert par la plupart des banques à leurs clients commerciaux. Le programme s'appuie sur les technologies pour réduire le risque et les pertes potentielles. De nos jours, un distributeur peut être tenu responsable des pertes dues à des chèques frauduleux. Avec un programme Positive Pay, vous envoyez un ensemble standard de données de chèque à la banque concernant les chèques que vous faites à vos fournisseurs. Au moment où un de ces chèques est encaissé, la banque compare le chèque avec les données qu'elle a préalablement reçues. La banque ne fournira pas les fonds si le montant et le destinataire du chèque ne correspondant pas aux données qui lui ont été fournies. La banque vous informe de toute incohérence, selon les procédures convenues, et retient le paiement jusqu'à ce que vous confirmiez le paiement ou rejetiez le chèque.

Un ensemble standard de données de chèque requis par votre banque peut comprendre ce qui suit : numéro de compte bancaire, type de chèque (émission ou annulation), date du chèque, numéro de chèque, montant du chèque, nom du destinataire du paiement et numéro de référence ou de transaction.

CloudSuite Distribution et Distribution SX.e offrent tous deux une fonction vous permettant de participer au programme Positive Pay de votre banque. Des données de chèque peuvent être recueillies pour tous les chèques de comptes fournisseurs qui ont été émis ou annulés. Deux méthodes de sortie Positive Pay vous permettent d'envoyer ces données à votre banque :

CenPOS : Les données de chèque sont recueillies et envoyées au moyen d'une connexion à service Web intégré à CenPOS. CenPOS est responsable de la gestion des différents formats bancaires et de s'assurer que les données de chèque sont fournies à la banque dans le format approprié.
ION : Les données de chèque sont recueillies dans un BOD ION personnalisé, sync.SXPositivePay, qui sera utilisé par une application externe qui va extraire et formater les données selon les besoins pour utilisation par votre banque.

Préalables

Avant de mettre en œuvre cette fonctionnalité Positive Pay, assurez-vous que votre banque offre un programme Positive Pay. Déterminez quel type de système utilise la banque et quelles sont les données dont elle a besoin. Déterminez si elle peut utiliser CenPOS ou si elle peut utiliser et traiter les données BOD à l'aide d'une application externe. Déterminez si votre banque gère des chèques annulés dans le cadre de son programme, et si vous voulez inclure les chèques annulés dans le programme.

Remarque

Les chèques réimprimés ne sont pas pris en charge par la fonctionnalité Positive Pay. Si vous devez réimprimer un chèque, nous vous recommandons d'annuler le premier chèque et de réimprimer un nouveau chèque ; ne réimprimez pas le même chèque. Pour le traitement d'un paiement d'un fournisseur autre qu'un paiement par chèque, nous vous recommandons d'utiliser la fonction de paiement CF électronique.

Une certaine planification est nécessaire pour assurer que vos données de chèque peuvent être acceptées. Vous devez modifier votre flux de travail pour que vos tâches s'arriment au programme Positive Pay de votre banque, quelle que soit la méthode que vous choisissez : CenPOS ou BOD ION.

Rappelez-vous que la fonctionnalité Positive Pay dans Distribution SX.e n'est pas une méthode de paiement. Cette fonctionnalité n'envoie pas de données de chèque directement aux banques. Au lieu de cela, la fonctionnalité recueille les données du chèque et les rend disponibles à l'organisation qui enverra les données à la banque, que ce soit par CenPOS ou par l'application BOD ION. Si vous sélectionnez CenPOS comme méthode de sortie Positive Pay, les données de chèque sont envoyées par l'interface CenPOS. Vous, le distributeur, êtes responsable de collaborer avec CenPOS pour vous assurer que les données sont mises en forme et transmises correctement. Si vous sélectionnez le BOD ION en tant que méthode de sortie Positive Pay, vous, le distributeur, êtes responsable de l'implantation d'une application qui utilisera le BOD, recueillera les données BOD et les formattera pour répondre aux exigences de la banque.

Flux de travail et traitement

Le processus normal de chèque commence par l'exécution du rapport CF - Besoins de trésorerie en tant que rapport enregistré. Ce rapport recommande les factures à payer en s'appuyant sur la date de comptabilisation actuelle ainsi que sur les dates d'échéance des factures ouvertes, et sur les dates des remises. La sortie du rapport CF - Besoins de trésorerie doit être examinée et toutes les modifications des recommandations doivent être apportées dans le rapport CF - Éditer sélection paiement.

Une fois que toutes les modifications ont été apportées, le rapport CF - Paiement des factures dues est exécuté avec le rapport enregistré rapport CF - Besoins de trésorerie. Ce rapport met à jour les enregistrements CF et crée les écritures de journal appropriées. Ensuite, le rapport CF - Impression des chèques est exécuté avec le numéro de journal provenant du rapport CF - Paiement des factures dues. Ce rapport imprime les chèques en fonction des paramètres propres au fournisseurs et des paramètres définis dans SA - Options administrateur. À ce stade, la fonctionnalité Positive Pay est exécutée immédiatement après l'impression du chèque. Cela garantit que la banque recevra les données du chèque avant que quiconque ne puisse présenter le chèque pour l'encaisser.

Si vous avez l'intention d'inclure des chèques annulés, le flux de travail recommandé consiste à utiliser Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques, où vous pouvez annuler un chèque. Avec la Saisie rapide, vous pouvez annuler un seul chèque ou une plage de chèques. Lorsque vous y êtes invité, vous pouvez déterminer si les transactions de grand livre et les transactions CF doivent être renversées ou non. Si vous renversez ces transactions, un journal est ouvert pour mettre à jour les écritures correspondantes. À ce stade, la fonctionnalité Positive Pay est exécutée immédiatement après l'annulation du chèque. Comme pour l'impression du chèque, cela garantit que la banque recevra les données du chèque avant que quiconque ne puisse présenter le chèque pour l'encaisser.

La logique de validation commence automatiquement avec la création d'un enregistrement transactionnel Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques, c'est-à-dire la création d'un chèque ou l'annulation d'un chèque existant :

Le fait que la banque du chèque ait ou non un programme Positive Pay est déterminé par les paramètres de cette banque dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques.
Si oui, la logique de validation détermine si une méthode Positive Pay a été sélectionnée. Si ION ou CenPOS sont sélectionnés, la logique de traitement se poursuit.
S'il s'agit d'un nouveau chèque, la logique se poursuit.
Remarque
Si un autre enregistrement de transaction Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques peut être trouvé pour le numéro de banque et le numéro de chèque actuels, la logique de validation suppose que le chèque actuel est une réimpression, et le chèque n'est pas traité pour Positive Pay.
Si le chèque actuel est un chèque annulé, la logique détermine si les chèques annulés sont autorisés par le paramétrage Positive Pay. Si oui, la logique se poursuit.
Ensuite, la logique propre à la création du BOD ION ou au transfert de données à CenPOS est exécutée. Dans les deux cas, l'ensemble des données de chèque requis est recueilli à partir de l'enregistrement bancaire Configuration des banques pour le rapprochement des chèques et de l'enregistrement de transaction Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques.
- Dans CenPOS, les données sont recueillies et chargées dans des champs de données qui sont envoyés à l'aide de la connexion de service Web CenPOS. CenPOS fournit l'URL nécessaire pour accéder à sa méthode ProcessCheck, qui reçoit le document XML.
- Dans ION, les données sont recueillies, le BOD ION personnalisé sync.SXPositivePay est créé, et le BOD est envoyé à l'application externe de la banque.

Remarque

Chaque appel CenPOS contient les données de chèque à vérifier pour un seul chèque. Un appel par chèque figurant dans l'exécution des chèques. Chaque BOD SXPositivePay ne contient que des données pour un seul chèque. Un BOD par chaque figurant dans l'exécution des chèques.

Remarque

Bien que la plupart des chèques soient imprimés dans le rapport CF - Impression des chèques, la fonction Positive Pay gère les chèques manuels créés dans le Centre de facturation fournisseur ou dans Saisie transaction GL. La fonctionnalité traitera un ou plusieurs chèques annulés dans Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques.

Activation et configuration de la fonction

Les tâches d'activation et de configuration varient en fonction de la méthode de sortie Positive Pay que vous sélectionnez. Le traitement doit être testé avec succès avant la mise en œuvre de Positive Pay dans un environnement de production.

Si vous activez l'option CenPOS, vous devez :

Collaborer avec un représentant CenPOS pour obtenir votre ID marchand, ID utilisateur marchand, mot de passe d'utilisateur marchand et l'URL de traitement Positive Pay.
Assurez-vous que l'ensemble standard de données de chèque est mappé correctement entre les paramètres Distribution SX.e et CenPOS par l'intermédiaire de la connexion service Web.
Sélectionnez CenPOS comme méthode de sortie Positive Pay dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques et précisez les paramètres de traitement CenPOS et Positive Pay.
Remarque
Comme la méthode CenPOS utilise un service Web spécifique, un enregistrement SA - Paramètres processeur carte de crédit n'est pas requis. Les informations de connexion sont stockées dans l'enregistrement Configuration des banques pour le rapprochement des chèques.

Si vous activez l'option de BOD ION, vous devez :

Collaborer avec le représentant de l'application externe BOD ION pour vous assurer que l'application peut utiliser le BOD sync.SXPositivePay.
Assurez-vous que l'ensemble standard de données de chèque est mappé correctement entre les paramètres Distribution SX.e et l'application externe.
Activez l'option Utiliser boîte envoi/réception ION dans SA - Options administrateur - Intégrations - Options interface ION - Paramètres société ION.
Définissez les paramètres Positive Pay dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques.
Remarque
Étant donné que la méthode BOD ION utilise un BOD personnalisé propre à Distribution SX.e, le BOD sync.SXPositivePay n'a pas besoin d'être configuré dans SA - Paramètres noms ION.

Informations d'interrogation

Vous pouvez utiliser Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques pour voir les chèques pour lesquels des données de chèque Positive Pay ont été recueillies. Si la valeur de la méthode de sortie Positive Pay a été réglée à CenPOS ou à ION dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques pour la banque indiquée dans la fonction de recherche Rapprochement des chèques - Saisie Centre de chèques, la date et l'heure auxquelles le chèque (imprimé ou annulé) est tiré sont enregistrées. Ce timbre date/heure s'affiche à deux endroits :

Dans la colonne Positive Pay de la grille Chèques, dans l'onglet Rapprocher.
Dans la colonne Positive Pay de la grille Transactions, dans l'onglet Transactions.

Utilisez les critères Filtrer par pour vous aider à rechercher des chèques ou des transactions précises. Utilisez la fonctionnalité de tri de la grille pour trier les données selon la colonne Positive Pay. Si la colonne Positive Pay n'a pas de timbre date/heure, la banque ne fournit pas de programme Positive Pay, ou le chèque a été créé avant la mise en œuvre de votre programme Positive Pay.

Pour examiner les données de chèque relatives à la méthode ION ou repérer les problèmes, vous pouvez accéder à la requête SA - Boîtes envoi/réception ION. Utilisez la fonction de recherche pour appliquer un filtre par nom ION, SXPositivePay. Dans la grille, faites un zoom avant sur un enregistrement précis pour afficher les données XML envoyées dans le BOD. Pour plus d'informations sur un BOD spécifique, vous pouvez également utiliser des outils Infor Ming.le, tels que la console ION (ION Desk), pour suivre et examiner les détails des BOD.

Utilisez le rapport CR - Liste banques principale pour afficher toutes les informations statiques contenues dans vos enregistrements Configuration des banques pour le rapprochement des chèques pour les numéros de banque sélectionnés. Après avoir configuré des enregistrements bancaires, imprimez ce rapport pour vérifier les informations. Ces champs connexes sont affichés dans le rapport : Type Positive Pay, URL Positive Pay et Traitement des annulés Positive Pay.