Types de transactions fournisseurs

Facture

Une facture est habituellement enregistrée lorsqu'elle est reçue du fournisseur pour des biens ou des services, que vous portiez l'achat à votre compte ou que vous le payiez immédiatement.

Rabais

Vous pouvez appliquer un rabais ou créditer un rabais dans le compte d'un fournisseur. Un rabais n'est pas associé à une facture précise; par conséquent, vous ne pouvez pas entrer de numéro de facture. Les rabais n'ont pas non plus d'effet sur le grand livre; ils ne touchent que les fichiers du fournisseur. Le montant que vous entrez peut être positif ou négatif. Un montant de rabais négatif doit être saisi pour créditer le fournisseur en cas de rabais déjà appliqué. Lorsque vous créditez un rabais, le montant cumulatif des rabais pour l'exercice inscrit dans l'enregistrement du fournisseur n'est pas réduit.

Crédit divers

Les crédits divers sont rattachés à un numéro de facture précis et vous permettent d'appliquer un crédit à un fournisseur. Ils peuvent être appliqués à des factures individuelles pendant le traitement CF – Saisie appliquer crédit divers, ou au solde complet du fournisseur à l'aide du rapport CF – Paiement des factures dues. La facture à laquelle le crédit divers est rattaché doit être valide.

Seuls les bons de commande (BC) de retour de marchandises (RM) peuvent avoir un coût établi au moyen d'une transaction de crédit divers ou de note de crédit.

Note de crédit

Une note de crédit est appliquée à une facture existante. Si votre fournisseur commet une erreur dans une facture, il vous enverra une note de crédit. Vous devrez alors saisir la note de crédit afin que vos livres et ceux de votre fournisseur correspondent.

Lorsque vous saisissez une note de crédit dans le Centre de facturation fournisseur, vous attribuez un nouveau numéro de facture à la note de crédit et précisez le numéro de facture existant dans la vue Appliquer crédits. La date de comptabilisation de la note de crédit ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation de la facture active. Le montant de la note de crédit ne peut pas dépasser le solde restant sur la facture. Si le crédit excède le solde, appliquez le montant approprié à la facture et créez un crédit divers pour le reste.

Vous pouvez également désigner la totalité du crédit en tant que crédit divers et l'appliquer dans la fenêtre Gérer saisie transactions fournisseur ou dans le rapport CF - Paiement des factures dues. Lorsqu'une note de crédit est appliquée, elle désactive les transactions de paiement planifiées et éventuellement la transaction de la facture originale si elle est entièrement payée (tous les paiements planifiés sont inactifs). Si la note de crédit appliquée est inférieure au solde restant du paiement planifié, un nouveau paiement planifié est créé pour le solde restant.

Après avoir saisi une note de crédit dans le Centre de facturation fournisseur, sélectionnez la vue Appliquer crédits pour afficher tous les paiements planifiés en attente pour le n° facture entré. Dans la grille Ouvrir factures pour fournisseur, vous pouvez appliquer le montant de la note de crédit aux transactions de paiement planifiées pour la facture. Choisissez les paiements planifiés auxquels vous souhaitez appliquer le crédit. Vous pouvez sélectionner le nombre de paiements planifiés que vous voulez, et les modifier aussi souvent que nécessaire. Le montant de vérification augmentera au fur et à mesure que vous sélectionnerez des paiements planifiés, et diminuera au fur et à mesure que vous éliminerez chaque paiement planifié.

Note de débit

Utilisez des notes de débit pour augmenter le montant d'une facture existante pour tenir compte du fret, des frais de manutention et d'autres coûts similaires. La date de comptabilisation d'une note de débit ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation de la facture active. Lorsque vous saisissez une note de débit dans le Centre de facturation fournisseur, précisez un nouveau numéro de facture dans le champ N° facture CF et un numéro de facture existant actif dans le champ Appl. à facture n°.

Le montant de la note de débit est ajouté au montant de la facture, et une nouvelle transaction de paiement planifié est créée dans le fichier de transaction. Les mêmes conditions et comptes du grand livre qui s'appliquent à une facture s'appliquent à la note de débit. Vous pouvez définir des conditions différentes de celles de la facture originale et diviser la note de débit en plusieurs paiements planifiés.

Renvers.

Utilisez ce type pour corriger une facture ou un crédit divers entré par erreur. La date de comptabilisation de la transaction de renversement (contrepassation) ne peut être antérieure à la date de comptabilisation de la facture active ou du crédit divers contrepassé. Les contrepassations ne peuvent être saisies que pour des factures et les crédits divers existants et actifs qui n'ont fait l'objet d'aucun paiement ou crédit.

Dans la section Détail facture, vous pouvez sélectionner Facture ou Crédit divers dans le champ Type renversement. Le système tente de renverser automatiquement les écritures du grand livre effectuées pour la facture ou le crédit divers. S'il n'est pas en mesure de le faire, la fenêtre Grand livre – Distribution apparaît, vous invitant à entrer les informations voulues pour corriger le grand livre.

Le montant du renversement est dérivé de la facture ou du crédit divers concerné. Vous ne pouvez pas saisir un montant. Aucune condition ne peut exister pour un renversement, et la distribution dans le grand livre est automatiquement renversée en fonction du numéro de journal/numéro de jeu indiqué sur la facture. S'il reste un montant (par exemple, en raison de codes de compte qui n'existent plus), le compte de contrôle CF du fournisseur ou de l'opérateur est automatiquement mis à jour en fonction de la totalité du montant, et la fenêtre Grand livre – Distribution apparaît, vous permettant de distribuer manuellement le montant restant.

Paiemnt Manuel

Vous pouvez appliquer des paiements manuels (chèques) à une ou plusieurs factures existantes ou créer une nouvelle facture inactive pour correspondre au paiement manuel. Lorsque vous appliquez un paiement manuel à une facture existante, vous l'appliquez en fait à l'une des transactions de paiement planifié créées à partir de la facture.

Les paiements manuels ne sont pas requis pour égaler le montant d'une facture. Vous pouvez appliquer un paiement manuel à une partie d'un paiement planifié. La transaction de paiement planifié visée pour l'application du paiement manuel est désactivée, et une nouvelle opération de paiement planifié couvrant la différence entre les deux paiements est créée. Si vous saisissez un paiement manuel supérieur au solde du compte du fournisseur, un crédit divers est créé pour le solde restant. La date de comptabilisation du paiement manuel ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation de la facture existante.

Vous pouvez également créer des paiements manuels pour des factures inexistantes en créant une facture à la demande. Si vous définissez une nouvelle facture, le numéro et la séquence de la facture ne sont pas validés mais sont utilisés pour créer la nouvelle facture. La nouvelle facture devient automatiquement inactive car elle est considérée comme entièrement payée.