Tolérances de correspondance
Lors du rapprochement des factures fournisseur et des bons de commande en préparation des paiements, vous pouvez gagner du temps au moment de déterminer si les données de la facture ou du bon de commande sont exactes. Les valeurs de tolérance prédéfinies vous permettent de sauter cette étape en déterminant quelles factures de fournisseur sont acceptables par rapport à votre bon de commande, en fonction de niveaux de tolérance basés sur le pourcentage et la quantité ou sur le montant (le moindre des deux). Les niveaux de tolérance et l'écart minimum pour les factures sont définis au niveau du système, pour l'ensemble de la société, dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception.
Vous pouvez également définir des tolérances au niveau fournisseur dans Paramètres fournisseur, dans la vue Rapprocher.
L'option Utiliser tolérances de rapprochement fournisseur des Paramètres fournisseur détermine si les tolérances système ou les tolérances de fournisseur sont utilisées lors du rapprochement du bon de commande. Si vous sélectionnez cette option, tous les bons de commande du fournisseur sont rapprochés en fonction des niveaux de tolérances définis dans la vue Rapprocher. Si vous laissez cette option vide, les tolérances système configurées pour la société dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception sont utilisées.
Vous pouvez configurer trois tolérances : quantité unitaire, montant de ligne et montant de facture. Vous pouvez également configurer deux autres tolérances définies par l'utilisateur au niveau du système. Si la quantité, le montant de ligne ou le montant de facture sont hors tolérance, les erreurs sont affichées dans le rapport Centre de facturation fournisseur, le rapport CF - Traitement EDI et le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures. Après avoir résolu ces factures, vous pouvez effectuer un nouveau rapprochement. Les tolérances peuvent être définies comme une différence de pourcentage jusqu'à un montant spécifique. Vous pouvez également laisser les champs de tolérance vides, auquel cas les factures doivent correspondre exactement aux bons de commande reçus. Les frais supplémentaires capitalisés ne sont pas pris en compte dans l'une ou l'autre des vérifications de niveau de tolérance.
Tolérance de quantité
Les quantités inscrites sur la facture sont comparées aux quantités reçues inscrites sur le bon de commande, plus ou moins les tolérances de quantité en pourcentage et en montant. Par exemple, si vous précisez 2 dans le champ Pourcentage et une quantité de 2 dans le champ Jusqu'à, au moment du rapprochement le système accepte une quantité facturée si celle-ci se trouve à l'intérieur de 2 % ou de 2 articles par rapport au bon de commande, selon le moins élevé des deux.
Tolérance de montant de ligne
Les lignes de la facture sont comparées aux lignes reçues du bon de commande, définies par la quantité multipliée par le prix, plus ou moins les tolérances de ligne en pourcentage et en montant. On parle également de montant étendu indiqué sur la facture et le bon de commande.
Tolérance de montant de facture
Les niveaux de tolérance pour une facture déterminent la correspondance entre une facture prise globalement et un bon de commande pris globalement, plus ou moins la tolérance en pourcentage et en montant.
Les tolérances de facture sont appliquées à deux niveaux. Le premier niveau compare le coût total des lignes du bon de commande selon le coût et la quantité inscrits sur la facture, au coût total des lignes du bon de commande selon le coût et la quantité de réception. Le deuxième niveau compare le montant total par rapport aux distributions du grand livre sans correspondance, pour les transactions commerciales et les frais.
Outrepassement des tolérances
Lors de la mise en correspondance des bons de commande, vous pouvez définir des tolérances de rapprochement en indiquant si des critères individuels doivent être appliqués ou non appliqués. Il y a trois endroits où vous pouvez indiquer que vous souhaitez outrepasser les tolérances :
- Dans le Centre de facturation fournisseur, vous pouvez sélectionner l'option Outrepasser tolérances pour outrepasser toutes les tolérances de la transaction complète.
- Dans la vue Centre de facturation fournisseur - Saisie ligne BC, vous pouvez sélectionner l'option Outrepasser tolérance pour outrepasser les tolérances de quantité et de ligne pour cette facture. Il peut encore y avoir des problèmes de tolérance si le montant de cette ligne dépasse aussi la tolérance de facture.
- Dans la fenêtre Centre de facturation fournisseur - Mise à jour finale, vous pouvez sélectionner individuellement chacune des tolérances. Vos sélections s'appliquent à toutes les transactions sélectionnées pour la mise à jour finale.
Au niveau de la facture ou de la ligne d'un bon de commande, vous pouvez également outrepasser n'importe quel niveau de tolérance défini et accepter ce que vous avez saisi. Enfin, vous pouvez outrepasser les niveaux de tolérance pour l'ensemble du groupe de factures lors de la mise à jour et du rapprochement si l'option Autoriser utilisateur à outrepasser les tolérances de mise à jour dans SA - Paramètres opérateur - Contrôles est réglée à Oui.
Si vous remplacez l'une des tolérances, les montants d'écart vont au compte d'écart GL indiqué dans le Centre de facturation fournisseur - Mise à jour finale si vous utilisez la méthode Coût réception ; les montants d'écart vont au compte Coûts IC si vous utilisez la méthode Accorder au coût.
Refus des tolérances
- Ignorer tolérance de ligne lorsque défini à 0 : Lorsque cette option est sélectionnée, et que les champs Montant ligne, % Montant ligne, Quantité unitaire et % Quantité unitaire sont à 0, aucune vérification de tolérance n'est effectuée dans le Centre de facturation fournisseur, dans le rapport Groupe saisie fournisseurs - Traitement des factures EDI, ou dans le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures. Sélectionnez cette option pour recevoir partiellement, ou ne recevoir pas le tout, une ligne Commande directe sans recevoir une erreur de tolérance.
- Ignorer tolérances d'en-tête Lorsque cette option est sélectionnée, aucune vérification de tolérance n'est effectuée sur les totaux de l'en-tête du BC. Sélectionnez cette option pour recevoir partiellement un BC CD sans recevoir une erreur de tolérance. Toute quantité non reçue dans le BC CD est déplacée vers une commande en souffrance si les commandes en souffrance sont autorisées sur le bon de commande.