Paiements manuels
Vous pouvez appliquer des paiements manuels (chèques) à une ou plusieurs factures existantes ou créer une nouvelle facture inactive pour correspondre au paiement manuel. Lorsque vous appliquez un paiement manuel à une facture existante, vous l'appliquez en fait à l'une des transactions de paiement planifié créées à partir de la facture.
Il n'est pas nécessaire qu'un paiement manuel corresponde au montant d'une facture. Vous pouvez appliquer un paiement manuel à une partie d'un paiement planifié. La transaction de paiement planifié visée pour l'application du paiement manuel est désactivée, et une nouvelle opération de paiement planifié couvrant la différence entre les deux paiements est créée. Vous pouvez aussi saisir un paiement manuel plus élevé que le solde du compte du fournisseur. Un crédit divers est créé pour le solde restant. La date de comptabilisation du paiement manuel ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation de la facture existante.
Il est également possible de créer des paiements manuels pour de nouvelles factures. Vous créez la facture à la demande en sélectionnant l'option Nouvelle facture dans le Centre de facturation fournisseur. Si vous définissez une nouvelle facture, le numéro de facture et la séquence ne sont pas validés, mais les numéros sont utilisés pour créer la nouvelle facture. La nouvelle facture devient automatiquement inactive car elle est considérée comme entièrement payée. Si vous n'avez pas encore la facture, mais que vous avez payé le fournisseur (prépaiement), vous pouvez enregistrer la transaction en tant que paiement manuel dans le Centre de facturation fournisseur sans indiquer un numéro de facture de référence. Cela crée un crédit divers sur le compte du fournisseur.
Une transaction de paiement manuel peut être utilisée pour payer une facture avec un chèque manuel. Par exemple, si un messager livre un colis et exige un paiement, vous payez avec un chèque manuel plutôt que de saisir une facture qui devra être soumise à l'ensemble du traitement de paiement. Il existe deux façons de saisir les factures à payer par un chèque manuel. Vous pouvez utiliser le type de transaction Paiement manuel pour ajouter une nouvelle facture pour le paiement manuel, ou vous pouvez sélectionner une ou plusieurs factures dans la liste des factures ouvertes dans la vue Paiement manuel.
Si vous sélectionnez des factures à partir de la fenêtre de navigation ouverte, le système part du principe que vous souhaitez payer chaque facture intégralement. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez corriger le montant payé pour chaque facture.
Sociétés comportant des divisions
Si vous saisissez un paiement manuel dans une société sans divisions, vous ne pouvez pas saisir de numéro de division. Lorsque vous distribuez un paiement manuel entre des factures existantes et qu'un crédit divers est généré, le numéro de division entré est utilisé pour le crédit divers. Si vous saisissez un paiement manuel dans une société comportant des divisions, vous pouvez saisir un numéro de division pour une nouvelle transaction. Si vous choisissez d'appliquer le paiement manuel à une transaction existante, le système utilise le numéro de division de la transaction originale.
MaJ Finale
La mise à jour finale vérifie que le montant total appliqué aux factures n'est pas supérieur au montant du paiement manuel et que la remise totale appliquée aux factures n'est pas supérieure à celle du paiement manuel. Dans l'un ou l'autre de ces cas, les messages d'erreur suivants sont affichés :
Le montant appliqué aux factures dépasse le montant du paiement manuel
La remise appliquée aux factures dépasse la remise du paiement manuel