Descriptions des champs Centre de facturation fournisseur - Détail facture - Créer

Les champs sont présentés par ordre alphabétique.
Montant
Indiquez le montant de la facture.
Imputer a Fact
Précisez la facture à laquelle vous souhaitez appliquer la note de crédit ou la note de débit. En plus de saisir la facture à laquelle vous souhaitez appliquer la note de crédit ou la note de débit, vous devez saisir un numéro de facture pour la transaction de note de crédit et de note de débit. Si vous saisissez une annulation, précisez la facture que vous souhaitez annuler dans ce champ.
Vérifier référence
Saisissez toute note qui doit figurer sur le paiement du fournisseur. Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez Activer répartition fret CF dans SA - Options administrateur - Fournisseur - Défauts facture.
Litige
Lorsque vous saisissez une transaction, vous pouvez indiquer qu'elle est en litige, ou contestée. Les transactions contestées sont ignorées lorsque vous exécutez le rapport CF - Paiement des factures dues. Le rapport CF - Besoins de trésorerie comprend également une colonne pour les factures contestées qui vous permettent de les examiner avant le traitement du rapport CF - Paiement des factures dues.
Si vous saisissez une facture commerciale, l'option Mettre factures correspondantes en contestation dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception détermine la valeur par défaut.
Les factures, les crédits divers et les notes de débit sont les seules transactions qui peuvent être contestées. La contestation d'une transaction n'a aucun effet sur les soldes des fournisseurs, le grand livre ou l'historique des comptes fournisseurs. détermine la valeur par défaut
Division
Le champ Division n'est accessible que si votre entreprise utilise la comptabilité par division complète (l'option Divisionnel dans SA - Paramètres société est sélectionnée). La division vient par défaut de l'enregistrement Paramètres fournisseur et peut être modifiée. Vous pouvez préciser le numéro de division pour les factures, les rabais, les crédits divers et les paiements manuels uniquement.
Si vous n'utilisez pas la comptabilité par division (l'option Divisionnel dans SA - Paramètres société n'est pas sélectionnée), vous n'avez pas accès à ce champ.
Paiemt Immediat
L'option Paiement immédiat indique que vous paierez le montant de la facture au fournisseur immédiatement après la mise à jour de la transaction, plutôt que de mettre à jour le solde courant du fournisseur. Cette option n'est disponible qu'avec les transactions de type Facture. L'option Paiement immédiat par défaut dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Défauts facture détermine la valeur par défaut.
Lorsque vous sélectionnez Paiement immédiat, la facture, le paiement manuel et les transactions de paiement planifié deviennent automatiquement inactives. De plus, vous ne pouvez pas fractionner les conditions de la facture sur plusieurs paiements planifiés. Les comptes bancaires et de remise du grand livre du fournisseur sont automatiquement mis à jour, plutôt que les comptes fournisseurs. Les comptes de frais supplémentaires et de charges/actif du grand livre du fournisseur sont également mis à jour. Vous devez imprimer un chèque pour régler le montant de la facture dans CF - Impression des chèques immédiatement après avoir terminé la transaction. Utilisez le numéro de journal du Centre de facturation fournisseur pour imprimer le chèque.
Remarque

L'option Paiement immédiat n'est pas prise en charge pour les transactions en devise étrangère.

Bon de commande initial

Si vous connaissez le bon de commande, mais que vous ne connaissez pas le numéro du fournisseur, saisissez ou recherchez le numéro de bon de commande. Le numéro de fournisseur figurant sur le bon de commande est automatiquement défini par défaut dans le champ N° fournisseur.

Si le fournisseur figurant sur le bon de commande ne correspond pas au fournisseur indiqué sur la facture, ce message s'affiche : Fournisseur bon commande : [n° et nom fournisseur] est différent du fournisseur facture : [n° fournisseur - nom]. Voulez-vous accepter ce bon de commande ? Vous pouvez cliquer sur Non pour saisir à nouveau le bon de commande dans le champ Bon de commande initial. Sinon, cliquez sur Oui pour continuer avec le bon de commande sélectionné.

Cette vérification est effectuée si vous sélectionnez l'option Demander confirmation si le fournisseur BC ne correspond pas au fournisseur de la facture dans le Centre de facturation fournisseur - Valeurs par défaut.

Référence interne
Saisissez toute note qui doit s’afficher dans Interrogation fournisseur - Transactions, mais qui ne doit pas être imprimée sur le paiement du fournisseur. Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez Activer répartition fret CF dans SA - Options administrateur - Fournisseur - Défauts facture.
N° facture
Précisez le numéro de facture du fournisseur pour cette transaction. Utilisez un nouveau numéro de facture fournisseur lorsque vous saisissez une facture, un crédit divers, une note de crédit ou une transaction de note de débit. Lorsque vous créez une note de crédit ou une note de débit, vous devez également saisir un numéro de facture active existant dans le champ Appliquer à facture.
Lorsque vous créez un renversement, vous devez seulement indiquer un numéro de facture active existant dans le champ Appliquer à facture. Pour un paiement manuel, vous pouvez indiquer un nouveau numéro de facture.
Ne précisez pas de numéro de facture pour une transaction de rabais.
Vous ne pouvez pas définir un numéro de facture en double si une facture active existe. Une fois qu'une facture a été payée et est inactive, vous pouvez réutiliser le numéro de facture.
Date facture
Le champ Date facture est vide par défaut. S'il s'agit d'un groupe récurrent, vous n'avez pas besoin de préciser une date de facture puisque la date est dérivée de la date de la facture indiquée lors de la mise à jour finale.
S'il s'agit d'un groupe unique, la date de la facture est requise. La date de la facture est généralement la date figurant sur la facture du fournisseur et est utilisée pour calculer les dates propres aux conditions et aux remises. Si nécessaire, vous pouvez modifier la date de la facture plus tard si la transaction n'a pas été mise à jour.
Pour saisir rapidement la date courante, indiquez t et la date du jour s'inscrit par défaut dans le champ.
Lorsque vous mettez à jour la transaction durant la mise à jour finale ou dans Groupe CF - Mettre à jour, précisez la date et la période de report dans la fenêtre Journal. La définition d'une date de facture antérieure (antidatage) ou future dans ce champ n'a pas d'effet sur la période de report de cette transaction.
Preuve Facture: GL
Le montant de vérification de la facture affiche le montant qu'il reste à calculer sur la facture. Si le montant de vérification est 0, le coût de la facture est entièrement établi.
Type Facture
Le type de facture est défini par l'utilisateur et peut être utilisé pour regrouper les transactions courantes. Toutes les transactions ayant le même type de facture peuvent être sélectionnées pour les rapports au moyen du rapport CF - Besoins de trésorerie et le paiement au moyen du rapport CF - Paiement des factures dues. Le type de facture n'est pas requis, mais il peut augmenter la souplesse des comptes fournisseurs. Par exemple, vous pouvez attribuer le type A à toutes les factures dues le 10 du mois, le type B à toutes les factures dues le 15 du mois, etc. Vous pouvez également regrouper les factures associées. Toutes les factures de services publics peuvent être groupées en tant que type Pub. Lorsque le rapport CF - Besoins de trésorerie et le rapport CF - Paiement des factures dues sont traités, vous pouvez choisir de traiter uniquement les factures groupées de type Pub.
Si vous avez indiqué un type de facture par défaut dans l'enregistrement Paramètres fournisseur, cette valeur s'affiche dans ce champ.
Date salle courrier
Indiquez la date à laquelle la facture a été reçue. Cette date vous aide à détermine le délai de traitement de la facture. Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez Activer répartition fret CF dans SA - Options administrateur - Fournisseur - Défauts facture.
Outrepasser
Sélectionnez cette option si vous souhaitez outrepasser les tolérances pour l'ensemble du bon de commande lié à cette facture. Vous pouvez également sélectionner des tolérances individuelles à outrepasser pour toute la facture pendant le processus de mise à jour finale.
Pour outrepasser les tolérances pour des articles précis du bon de commande, sélectionnez l'option Outrepasser tolérance dans la fenêtre Saisie ligne BC.
Eval ct BC
Le montant de vérification Évaluer coût BC s'affiche. Si le montant de vérification est 0, le coût du bon de commande est établi en totalité et le travail est terminé pour le bon de commande. Si le montant de vérification n'est pas 0, vous devez accéder aux fenêtres de calcul des coûts appropriées pour le bon de commande dans le Centre de facturation fournisseur et effectuer les ajustements nécessaires.
Type de processus
Par défaut, le type de traitement vient de l'enregistrement Paramètres fournisseur. Pour la majorité des transactions, vous n'aurez pas à modifier le type de traitement.
Choisissez le type de traitement pour cette transaction. Selon votre niveau de sécurité, vous pouvez choisir Charge, Frais supplémentaires ou Trade (facture commerciale). Choisissez Charge pour les factures de charges, comme les services publics et les loyers. Si vous saisissez une facture de vente qui sera liée à un bon de commande, choisissez Trade. Choisissez Frais supplémentaires pour enregistrer les frais supplémentaires de tiers.
La disponibilité des types de traitement dépend de vos paramètres de sécurité dans SA - Paramètres opérateur - Contrôles comptables. Votre niveau de sécurité vous permet d'accéder aux trois types de traitement ou à toute combinaison des trois types de traitement. Tous les types de traitement ne sont pas disponibles pour tous les types de transactions. Le tableau suivant illustre les types de traitement disponibles pour chaque type de transaction :
Type de transaction Frais suppl Charge Trade
Facture Oui Oui Oui
Note de crédit Non Oui Oui
Note de débit Non Oui Non
Paiemnt Manuel Non Oui Non
Crédit divers Non Oui Oui
Rabais Non Non Non
Renvers. NA NA NA
Le champ Type traitement passe à Type renversement lorsque vous choisissez Renversement. Vous devez indiquer si le renversement, ou l'annulation, concerne une facture ou un crédit divers.
Ce champ n'est plus accessible après que vous accédez au champ N° facture. Pour modifier le type de traitement, vous devez annuler le travail fait sur la facture. Si vous avez déjà mis à jour la facture dans le groupe, vous ne pouvez pas modifier ce champ. Vous devez supprimer la facture et la saisir de nouveau pour modifier le type de traitement.
Référence
Utilisez le champ Référence pour expliquer toute information nécessaire associée à cet enregistrement. Les références sont des indications manuelles qui sont imprimées sur le chèque au fournisseur.
Si des références précises ont été définies dans SA - Paramètres valeurs code table, inscrivez un point (.) ou un dièse (#) en première position du numéro de référence que vous indiquez dans le champ Référence. Une fois que vous avez appuyé sur la touche de tabulation, la description réelle s'affiche dans le champ, remplaçant le numéro de référence.
Méthode rappr.
Sélectionnez le type de rapprochement pour cette facture. Les choix possibles sont Ligne, Commande en souffrance et Article. Le rapprochement des lignes nécessite l'établissement du coût des bons de commande ligne par ligne. Avec la méthode Ligne, vous devez préciser le numéro de bon de commande, le suffixe du bon de commande et le numéro de ligne. Si vous ne précisez pas ces trois informations, un message d'erreur s'affiche.
Le rapprochement des commandes en souffrance est similaire au rapprochement des lignes. La principale différence est que vous n'avez pas à indiquer le suffixe. Avec le rapprochement des commandes en souffrance, tous les bons de commande sont mis en correspondance avec le suffixe -00 dans le Centre de facturation fournisseur. Le processus de rapprochement examine tous les suffixes pour trouver la quantité sur la facture.
Le rapprochement d'articles vous oblige seulement à saisir un numéro de bon de commande et un produit. Vous n'avez pas à saisir le numéro de ligne ou le suffixe. Cette méthode de rapprochement est également utilisée pour les articles ajoutés par EDI à l'aide du rapport Saisie EDI - Rapport sur les factures.
Contrat de location

Si vous saisissez une facture commerciale ou de charges pour un article de location qui est reloué par un client dans Service Management, vous devez préciser le numéro de contrat de location. Celui-ci est utilisé pour associer les factures de charges récurrentes au bon de commande et à la ligne d’article originaux au moyen de la facture commerciale. Si une facture est automatiquement créée au moyen des BOD SupplierInvoice ou Invoice, le numéro du contrat de location est inclus dans la facture.

Ce champ est disponible lorsque la fonction de location est activée dans SA - Options administrateur - Intégrations - Gestion service.

Suspens
Indiquez si vous souhaitez suspendre cette transaction. La suspension d'une transaction empêche la mise à jour lorsque vous traitez la mise à jour finale ou la mise à jour du groupe. Ce champ est sélectionné automatiquement pour les bons de commande qui ont le statut Retenue CF. Cela signifie qu'une manipulation spéciale ou une recherche est requise avant la mise à jour de la facture. Vous devez maintenir la transaction et annuler sa suspension avant la mise à jour du grand livre.
Conditions
La valeur initiale du champ Conditions est d'abord définie dans Paramètres fournisseur
Les conditions s'appliquent uniquement aux factures, crédits divers et notes de débit et sont définies dans SA - Paramètres valeurs code table. Les fournisseurs offrent souvent des conditions pour favoriser des entrées de fonds régulières en fournissant des incitatifs qui encourageront leurs clients à payer au cours d'une période de remise donnée. Par exemple, 2/10 n30 offre une remise de 2 % si la facture est payée dans les dix jours après la date de la facture. À l'échéance de la période de remise, la totalité de la facture doit être payée dans les 30 jours, sans quoi des frais de service peuvent être appliqués.
Type de transaction
Sélectionnez le type de transaction que vous voulez saisir. Les types de transaction valides sont les suivants :
  • Facture
  • Rabais
  • Crédit divers
  • Note de crédit
  • Paiemnt Manuel
  • Note de débit
  • Renvers.
Lorsque vous ajoutez une facture dans le Centre de facturation fournisseur, le code de transaction (facture, crédit divers, etc.) est enregistré avec l'enregistrement de transaction. Ce code de transaction sera utilisé par défaut la prochaine fois que vous ajouterez une facture. Le dernier code de transaction entré n'est pas enregistré entre les sessions. Lors de la saisie initiale dans le Centre de facturation fournisseur, le code de transaction est par défaut Facture. Vous pouvez saisir tous les types de transaction dans le même journal.
Ce champ n'est plus accessible après que vous accédez au champ N° facture. Pour modifier le type de transaction, vous devez annuler le travail fait sur la facture. Si vous avez déjà mis à jour la facture dans le groupe, vous ne pouvez pas modifier ce champ. Vous devez supprimer la facture et la saisir de nouveau pour modifier le type de transaction.
Lorsque vous comptabilisez une transaction pour un fournisseur étranger, la fenêtre Taux de change s'affiche automatiquement. La description de la devise par défaut s'affiche avec le taux de change par défaut. Vous pouvez remplacer le taux de change si nécessaire, mais vous ne pouvez pas indiquer une valeur de zéro ou inférieure. Pour mettre à jour le taux de change dans SA - Paramètres devises (tables), sélectionnez le champ Mettre à jour.
Les coûts du grand livre sont convertis en monnaie locale selon le taux de change le plus récent. Si des montants d'article ou d'en-tête ne sont pas enregistrés dans le grand livre, ils restent en devise étrangère. Si la conversion du taux de change entraîne une différence d'arrondi, ce montant s'affiche dans la fenêtre Distribution GL où vous pouvez le reporter sur le code de compte du grand livre.
N° fourn.
Précisez le numéro de fournisseur pour la transaction que vous traitez. Vous devez indiquer un numéro de fournisseur pour tous les types de transaction. Une fois que vous avez précisé le numéro de fournisseur et que vous avez appuyé sur la touche de tabulation, le nom de recherche et les conditions du fournisseur proviennent par défaut de l'enregistrement Paramètres fournisseur. Une fois que vous avez ajouté une nouvelle facture au groupe, le numéro de fournisseur issu de la dernière facture s'inscrit automatiquement dans le champ N° fournisseur.
Si vous sélectionnez l'option Demander confirmation si le fournisseur BC ne correspond pas au fournisseur de la facture dans le Centre de facturation fournisseur - Valeurs par défaut, le fournisseur indiqué dans le bon de commande est validé par rapport à ce numéro de fournisseur. S'ils sont différents, le message Fournisseur bon commande : [n° et nom fournisseur] est différent du fournisseur facture : [n° fournisseur - nom]. Voulez-vous accepter ce bon de commande ? s'affiche. Vous devez cliquer sur Oui ou sur Non pour continuer.
Si vous ne connaissez pas le numéro du fournisseur, précisez le numéro de bon de commande dans le champ Bon de commande initial. Le numéro de fournisseur figurant sur le bon de commande est automatiquement défini par défaut dans le champ N° fournisseur.
Si vous utilisez la recherche et recherchez le numéro de fournisseur sur la base d'un bon de commande, le coût du bon de commande est automatiquement établi pour cette transaction. Si le montant de vérification est 0, le coût du bon de commande est établi en totalité et le travail est terminé pour le bon de commande. Si le montant de vérification n'est pas 0, vous devez accéder aux fenêtres de calcul des coûts appropriées pour le bon de commande dans le Centre de facturation fournisseur et effectuer les ajustements nécessaires.
Lorsque vous utilisez un fournisseur divers (999999999999) pour saisir une facture, la fenêtre Adresse manuelle s'affiche. Les valeurs par défaut indiquées dans Paramètres fournisseur pour l'enregistrement de fournisseur divers s'affichent, mais vous pouvez les remplacer. Le nom précisé dans la fenêtre Adresse manuelle est imprimé dans le rapport CF - Besoins de trésorerie.
Remarque

Le champ N° fournisseur n'est plus accessible après que vous avez accédé au champ N° facture. Pour modifier le N° fournisseur, vous devez annuler le travail fait sur la facture. Si vous avez déjà mis à jour la facture dans le groupe, vous ne pouvez pas modifier ce champ. Vous devez supprimer la facture et la saisir de nouveau pour modifier le fournisseur.