Association d'un nouveau document
- Ouvrez un écran auquel vous souhaitez joindre un document ou sélectionnez une propriété ou un enregistrement dans l'écran auquel vous souhaitez joindre un document.
- Sélectionnez Actions > Documents pour actif.
- Dans l'écran Documents joints, indiquez les informations suivantes :
- Nom document
- Indiquez un nom qui identifie le document dans la liste de documents.
- Séquence document
- Indiquez un identifiant numérique permettant de distinguer plusieurs documents (fichiers) présentant le même Nom document. Si aucun numéro n'est indiqué, ce numéro est généré automatiquement lorsqu'un document est joint. Pour les documents existants,
ce numéro ne peut être modifié.
Par exemple, supposons qu'un même document soit joint à 3 enregistrements client. La première fois que le document est joint, ce champ affiche un 1. Lorsque le document est joint à un 2e enregistrement, ce champ affiche la valeur 2. Lorsque le document est joint une 3e fois, ce champ affiche la valeur 3.
- Libellé
- Facultativement, indiquez une description du document et son utilisation.
S'il existe une description dans l'écran Types documents et si vous indiquez un Type document, le système remplit automatiquement ce champ en utilisant cette description.
- Type document
-
Remarque: Avant qu'un type de document puisse s'afficher dans cette liste déroulante, il doit d'abord être défini dans l'écran Types documents, Si le type de document souhaité ne figure pas dans cette liste déroulante, cela signifie qu'il n'a pas encore été défini dans l'écran Types documents.
Si le type de document est déjà défini dans l'écran Types documents, le type de document pour le document joint est sélectionné automatiquement lorsque vous importez le fichier.
Si le type de document n'est pas détecté après l'importation, le type de document pour ce document n'est pas encore défini. Vous pouvez sélectionner un type de document dans la liste ou le définir d'abord dans l'écran Types documents.
Lorsque vous sélectionnez un type ou s'il est sélectionné automatiquement, la méthode de stockage et le type de support associés sont renseignés.
Selon la méthode stockage, les documents sont stockés dans la base de données de l'application ou dans l'emplacement indiqué (spécification de fichier). Si vous sélectionnez Lien, vous devez inclure la Spécification de fichier. Vous pouvez également indiquer une combinaison d'écran/propriété pour restreindre l'affichage du fichier. En fonction de la spécification du fichier et de la combinaison d'écran/propriété, les fichiers seront disponibles pour affichage.
Si la méthode stockage est Base de données, le fichier est stocké dans la base de données de l'application.
- Extension fich
- Lorsque vous importez un fichier, l'extension du fichier est déterminée automatiquement.
- Type support
- Le type de support est mis à jour en fonction du type de fichier que vous importez.
- Facultativement, indiquez le numéro de révision, le statut et les dates de début et de fin de la période de disponibilité à l'affichage du document par le biais d'un portail.
- Si des documents du type sélectionné sont stockés sur un serveur de fichiers partagé ou sur un site FTP, utilisez les champs Sélect. dossier et Sélect. fichier pour indiquer l'emplacement à partir duquel le fichier sera lié. Dans le champ Sélect. dossier, effectuez votre choix dans une liste des dossiers existants sur le serveur, comme indiqué dans l'écran Type document. Vous ne pouvez pas importer un fichier portant le même nom qu'un fichier existant déjà dans le système de fichiers.
- Cliquez sur Import pour trouver et sélectionner le fichier que vous souhaitez joindre.
- Cliquez sur Ouvert pour joindre le fichier sélectionné.
- Enregistrez vos modifications.
Le champ Réf. séq affiche le numéro de séquence du document, qui est généré automatiquement. Pour un document lié, les champs Spécification de fichier et Serveur de fichiers sont renseignés avec l'emplacement.
- Vérifiez que le champ Extension fich affiche l'extension correcte du fichier que vous avez joint.