A propos du gestionnaire de traitement
Utilisez l'écran Gestionnaire traitmnt pour définir des processus configurables que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches. Par exemple, vous pouvez paramétrer un processus pour embaucher un nouvel employé. Le processus comprend des tâches qui peuvent être effectuées par des personnes différentes, telles que l'envoi d'une lettre de bienvenue, le paramétrage des connexions et des permissions, la saisie des informations de paie, joindre une copie de la licence de l'employé à l'enregistrement en ligne Employé, la formation de l'employé à l'utilisation de l'application ERP, etc. Vous pouvez assigner les tâches aux employés et spécifier la date à laquelle chaque tâche doit être achevée.
Les utilisateurs auxquels les tâches sont attribuées reçoivent un courriel automatisé pour les informer qu'ils ont une tâche attribuée avec une date d'échéance. Ils vont sur l'onglet Mes tâches de l'écran Gestionnaire traitmnt, examinent la tâche et la terminent. Ils peuvent joindre des documents ou ajouter des notes au besoin. Lorsque leur tâche est terminée, ils cliquent sur Marquer comme achevé. Le statut de la tâche est alors affiché comme terminé dans le processus. La personne qui initie le processus peut cliquer sur un lien pour envoyer des rappels aux personnes affectées si elles ne répondent pas à la date prévue.
Modèles
Vous pouvez utiliser l'onglet Modèles sur l'écran Gestionnaire traitmnt pour paramétrer des modèles réutilisables pour les processus répétitifs. Par exemple, vous pourriez créer un modèle qui contient les tâches standard qui doivent être effectuées lorsque vous embauchez un agent commercial. Ensuite, chaque fois qu'un nouvel agent commercial est embauché, vous créez un processus pour cet employé spécifique, à l'aide du modèle pour remplir certains champs et affecter les tâches standard.
Les tâches que vous ajoutez à un modèle peuvent spécifier le rôle (groupe d'employés) auquel chaque tâche est affectée. Lorsque vous créez un processus à partir du modèle, seuls les employés de ce groupe sont répertoriés dans la liste déroulante pour le champ Affecter à de la tâche. Vous pouvez également indiquer une valeur "jours de décalage" pour chaque tâche du modèle. Les jours de chevauchement pour chaque tâche sont utilisés pour calculer les dates d'échéance dans le processus résultant, sur la base de la date d'échéance du processus. Par exemple, si vous définissez la valeur Chevmt échéance sur 5 jours pour une tâche, et que la date d'échéance de l'ensemble du processus est le 15 mai, cette tâche aura une date d'échéance au 10 mai.
Types traitement
Lorsque vous paramétrez un processus ou modèle, vous devez spécifier le type de processus, par exemple, Embauche, Promotion, Transfert, Congé maladie ou Départ. Utilisez l'écran Gestionnaire traitement - Types traitement pour paramétrer les types.
Tâches
Ces types de tâches peuvent être créés :
| Type tâche | Libellé | Exemple |
|---|---|---|
| A faire | Effectuer une tâche générique. | Discutez des primes de fin d'année avec l'employé. |
| Remplir un écran | Cliquez sur un lien pour ouvrir un écran spécifique et y compléter les informations. | Ajoutez l'employé au groupe Ventes sur l'écran Utilisateurs. |
| Joindre un document | Cliquez sur un bouton pour ouvrir l'écran Documents joints, que vous pouvez parcourir pour joindre un document. Le document est conservé avec l'enregistrement Gestionnaire traitmnt. | Chargez le certificat de formation commerciale de l'employé |
| MàJ un document | Cliquez sur un bouton pour télécharger un document, remplissez le document, puis cliquez sur un bouton pour joindre le document à l'enregistrement Gestionnaire traitmnt. | Téléchargez un formulaire électronique W-4, remplissez-le avec les informations de l'employé, enregistrez-le et transférez-le. |
| Démarrer un workflow | Cliquez sur un bouton pour initier un événement automatisé. Les paramètres d'événement de workflow doivent être prédéfinis. | Envoyez un courriel Annonce de nouvelle embauche automatisé à une liste prédéfinie d'utilisateurs. Le contenu du message est également prédéfini. |
Si vous créez une tâche dans le Gestionnaire traitmnt, vous pouvez enregistrer la tâche pour l'utiliser à nouveau dans les processus futurs. Autrement, vous pouvez utiliser l'écran Gestionnaire traitement - Tâches pour définir les tâches réutilisables lorsque la même tâche est exécutée dans de nombreux traitements.
Pour supprimer une plage de processus ou de modèles, utilisez l'Utilitaire Purger gestionnaire traitement .