A propos des transactions entrantes
Infor CloudSuite Business EDI gère les données converties provenant du convertisseur EDI et les prépare pour CloudSuite Business.
Plusieurs fonctions d'EDI permettent que les données en entrée circulent sans obstacles entre les clients ou les fournisseurs dans CloudSuite Business. Ces processus sont les suivants :
- chargement des données converties dans les tables de la base de données EDI, à partir des fichiers à plat ;
- validation des données EDI ;
- Enregistrement de données entrantes issues des tables EDI dans les tables CloudSuite Business normales
- traitement des erreurs ;
- génération d'états relatifs aux erreurs ;
- purge des transactions en entrée
L'accès à la boîte aux lettres EDI déclenche un flux de données en entrée. Cette action fait passer les données par le convertisseur dans les tables EDI CloudSuite Business.
Le schéma ci-dessous illustre les fonctions de EDI pour les données en entrée.
Transactions entrantes côté client
L'interface EDI prend en charge ces transactions entrantes provenant de vos clients :
- Ordres d'achat (850/ORDERS) : Lorsqu'elles ont été enregistrées dans CloudSuite Business, ces transactions créent ou mettent à jour les commandes client standard ou ouvertes.
- Ordres planification (830/DELFOR) : Lorsqu'elles ont été enregistrées dans CloudSuite Business, ces transactions créent ou mettent à jour les lignes de commande client (prévisions d'une commande d'un client) ou les libérations ouvertes.
- Ordres d'expédition (862/DELJIT) : Lorsqu'elles ont été enregistrées dans CloudSuite Business, ces transactions créent ou mettent à jour les lignes de commande client (confirmations d'une commande d'un client) ou les libérations ouvertes.
Le système charge les transactions issues du convertisseur sous forme de fichiers ASCII formatés.
Transactions entrantes côté fournisseur
L'interface EDI prend en charge les transactions entrantes ci-dessous, provenant des fournisseurs :
- AR des ordres d'achat (855/ORDRSP) : Cette transaction est enregistrée dans CloudSuite Business en tant qu'AR d'un ordre d'achat EDI. la fonction d'enregistrement automatique est disponible ;
- Préavis d'expédition (856/DESADV) : Cette transaction est enregistrée dans CloudSuite Business en tant qu'avis d'expédition fournisseur EDI et est utilisable en entrée de la fonction de réception d'ordre d'achat.
- Factures (810/INVOIC) : Cette transaction est enregistrée dans CloudSuite Business en tant que facture fournisseur EDI et est utilisable en entrée du processus de génération de pièces comptables CF. la fonction d'enregistrement automatique est disponible ;
Chargement des transactions entrantes
Vous pouvez importer les transactions entrantes EDI au moyen de l'utilitaire Charger Transactions EDI (util) ou laisser le système charger ces transactions dans le cadre d'une tâche d'arrière-plan que vous définissez.
CloudSuite Business charge les fichiers plats au format ASCII issus du convertisseur dans les tables de la base de données EDI. Chaque transaction est représentée par plusieurs lignes dans le fichier ASCII et plusieurs enregistrements dans les tables EDI. Une validation minimale des données s'effectue à ce stade.
Les fichiers sont nommés comme indiqué ci-dessous. Pour les fichiers de données, le suffixe XXX correspond au code Prestataire, provenant de l'écran des paramètres EDI (fournisseurs et clients), et HHMM.JJJ indique l'heure et la date (calendrier julien) du fichier archive.
Cette table décrit les noms de fichier pour chaque type de transaction entrante :
| Type trans. | Nom fich. données | Nom fich. archive |
|---|---|---|
| 810 | 810_DTL.XXX | INV(HHMM.JJJ) |
| 830 (en-tête) | RSEQ_HDR.XXX | RH(HHMM.JJJ) |
| 830 (détails) | RSEQ_DTL.XXX | RD(HHMM.JJJ) |
| 850 | 850_EXP.XXX | PO(HHMM.JJJ) |
| 855 | 855_DTL.XXX | ACK(HHMM.JJJ) |
| 856 | 856_DTL.XXX | VSN(HHMM.JJJ) |
| 862 (en-tête) | RSEQ_HDR.XXX | SH(HHMM.JJJ) |
| 862 (détails) | RSEQ_DTL.XXX | SD(HHMM.JJJ) |
Validation des transactions
EDI valide les transactions entrantes en fonction d'un ensemble de règles prédéfini pour chaque type de transaction. Il existe deux types de règles de validation : les erreurs portant sur l'interface et les erreurs portant sur les données.
Les erreurs portant sur l'interface résultent d'un conflit de configuration entre le convertisseur et CloudSuite Business. Les erreurs portant sur les données sont des erreurs concernant les données elles-mêmes.
Chaque transaction entrante est validée dans le cadre du processus d'enregistrement des transactions. Si elle satisfait aux règles de validation, le système passe à l'enregistrement. Le système détecte les transactions qui ne satisfont pas à la validation. Pour les transactions côté client, vous pouvez consulter les erreurs dans l'écran Commandes EDI, en choisissant . En ce qui concerne les transactions côté fournisseur, il existe pour chacune un état qui permet d'examiner les erreurs.
Enregistrement de transactions dans le système ERP
Pour enregistrer automatiquement les transactions entrantes dans CloudSuite Business, définissez l'indicateur Enreg. auto surEntrant ou Les deux pour le prestataire. Lors du chargement des transactions dans les tables EDI, le système consulte cette option pour déterminer s'il faut enregistrer les transactions automatiquement. L'enregistrement déplace les données des tables EDI dans les tables de base de données CloudSuite Business normales.
Le système valide toutes les transactions entrantes et enregistre dans le système toutes celles qui ne comprennent pas d'erreurs. Le programme détecte les transactions qui ne peuvent pas être enregistrées en raison d'une erreur et les stocke dans les tables EDI en vue d'un traitement à partir de l'écran approprié.
Si vous sélectionnez Aucun pour l'option Enreg. auto, le système charge les transactions dans les tables EDI et le traitement prend fin. Vous pouvez alors exécuter les états pour examiner les données avant de procéder à l'enregistrement des transactions dans les tables de base de données CloudSuite Business normales.
Traitement des erreurs
En ce qui concerne les transactions côté client, il est possible de mettre à jour le champ dans l'écran lorsqu'un champ de données en entrée contient une erreur. Cela permet d'enregistrer la transaction dans CloudSuite Business, mais vous devez informer le prestataire de la modification apportée. Certains prestataires décident de supprimer la transaction d'origine et de la retransmettre après avoir corrigé les données. D'autres demandent un accusé de réception d'ordre d'achat (855/ORDRSP) mentionnant les modifications apportées.
Vous pouvez passer outre certaines erreurs décelées dans les données en entrée en désactivant certains tests de validation pour le prestataire concerné. Par exemple, vous pouvez ignorer les erreurs "Lim. crédit dépassée" ou "Prix unitaire incorrect".
En ce qui concerne les transactions côté fournisseur (informations provenant d'un fournisseur), vous ne pouvez pas modifier les données avant l'enregistrement. Lorsque des erreurs se produisent, vous pouvez soit passer outre dans le système CloudSuite Business, soit demander que les données vous soient retransmises.
Reportez-vous à la rubrique Erreurs mettant fin à l'enregistrement des transactions de commande EDI côté client et Erreurs mettant fin à l'enregistrement des transactions EDI côté fournisseur.
Journal des erreurs et états relatifs aux erreurs
Des états relatifs aux erreurs sont disponibles pour chaque transaction entrante. Ils lancent le processus de validation de la transaction et présentent toutes les erreurs décelées dans cette dernière.
Les états contiennent des informations synthétiques sur les transactions qui comportent des erreurs et celles qui n'en comportent pas. Vous pouvez les imprimer tous pour une plage de prestataires donnée. D'autres critères de sélection sont également disponibles pour chaque type de transaction.