A propos des dates d'échéance multiples pour les factures et les factures supplémentaires
La création de conditions de paiement avec plusieurs dates d'échéance vous permet de définir les dates de paiement de facture de vos clients.
Des dates d'échéance multiples peuvent être définies pour :
- Les factures générées à partir des commandes client et entrées manuellement dans l'écran Factures et avoirs.
- Les notes de débit générées depuis l'écran Facture d'ajustement prix et entrées manuellement dans l'écran Factures et avoirs.
Une bonne utilisation des dates d'échéance multiples dépend de la création des conditions de paiement avec plusieurs dates d'échéance et des pourcentages, et de la sélection des conditions de paiement appropriées pour les clients et les commandes client.
Définition des conditions de paiement
Pour utiliser des dates d'échéance multiples, créez un nouveau code de conditions dans l'écran Conditions Paiement. Dans cet écran, cochez la case Util. dates d'éch. multiples pour indiquer que vous voulez utiliser des dates d'échéance multiples. Vous pouvez créer plusieurs codes de conditions utilisant des dates d'échéance multiples.
Les notes de débits générées par le système à partir de l'écran Facture d'ajustement prix doivent comporter plusieurs dates d'échéance si le code de conditions utilisé est un code impliquant l'utilisation de plusieurs dates d'échéance.
Vous pouvez utiliser les jours de calage et les conditions de paiement françaises dans un code de conditions comportant des dates d'échéance multiples. Toutefois, vous ne pouvez pas créer de conditions de paiement avec des jours de remise.
Un code de conditions comportant des dates d'échéance multiples inclut :
- Séquence La séquence permet d'effectuer le suivi en interne de la séquence de l'enregistrement de dates d'échéances multiples et est fournie par le système. La première séquence commence à 10 et les séquences suivantes à des incréments de 10. Le calcul de la date d'échéance s'effectue normalement et utilise les jours d'échéance définis dans les conditions de paiement. Vous devez entrer plusieurs séquences.
- Chevmt jrs éch. Nombre de jours à partir de la séquence de dates d'échéance précédente des conditions de paiement. Le jour de chevauchement de la première séquence est toujours égal à zéro.
- Pct Le total de tous les enregistrements de séquence pour les dates d'échéance multiples dans un code de conditions de paiement doit être égal à 100 %.
Clients et commandes client
Lorsqu'un nouveau code de conditions est créé, il est immédiatement disponible. Le code de conditions de paiement par défaut est défini dans l'écran Clients, mais il peut être modifié dans les écrans Commandes client, Facture d'ajustement prix ou Factures et avoirs.
Vous ne devez pas attribuer de code de conditions comportant des dates d'échéance multiples à un client ou une commande client si les options suivantes sont utilisées :
- L/C requise
- Facturation groupée
- Le type de paiement est Effet
Si ces options sont sélectionnées, le système affiche un message d'erreur.
Facturation
Lorsque la commande client est expédiée, le système génère la facture et calcule les dates de paiement de facture selon les paramètres du code de conditions. Les enregistrements de dates d'échéance multiples sont affectés à la facture pour toute la durée de celle-ci. Si une facture est supprimée, le système supprime tous les enregistrements de dates d'échéance correspondant à cette facture. Si le code de conditions est modifié, le système recalcule les dates d'échéance et crée de nouveaux enregistrements de dates d'échéance pour la facture.
Dans l'écran Factures et avoirs, vous pouvez ajuster les montants et les dates d'échéance après la création de la facture, mais le montant total dû doit rester égal au montant total facturé dû. Dans l'écran Détail transactions enregistrées CC, vous pouvez uniquement mettre à jour la date d'échéance.
Pour créer des factures ou des notes de débit comportant des dates d'échéance multiples dans l'écran Factures et avoirs, utilisez la fonction Générer les distributions pour créer la séquence de dates d'échéance et de montants.
Les exemples suivants montrent comment définir les dates d'échéance multiples et émettre les factures correspondantes. Le deuxième exemple utilise des jours de décalage et des calages dép..
EXEMPLE 1 : Quatre séquences sont définies. La date de facture est le 5 mai. Pour les conditions de paiement, la contrepartie des jours d'échéance est de 30 jours. Le tableau suivant illustre le mode de calcul de la date d'échéance par le système.
| Séquence | Chevmt Jrs éch. | Pct | Date d'échéance finale |
|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 25 | 5 juin (5 mai plus 30 jours) |
| 20 | 30 | 25 | 5 juillet (5 mai plus 60 jours) |
| 30 | 30 | 25 | 3 août (5 mai plus 90 jours) |
| 40 | 30 | 25 | 1er septembre (5 mai plus 120 jours) |
EXEMPLE 2 (conditions de paiement françaises) : Trois séquences sont définies. La date de facture est le 5 mai. Pour les conditions de paiement, les jours d'échéance sont de 30, le calage dép. est de 2 (le système définit la date d'échéance à la fin du mois) et les jours de calage sont de 15 (jour du mois). Le tableau suivant illustre la manière dont vous pouvez répartir la facturation et dont le système calcule le montant à payer avec la date d'échéance.
| Séquence | Chevmt Jrs éch. | Pct | Date d'échéance de la facture | Cal. dép. appliqué | Date d'échéance finale avec jours de calage appliqués |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 30 | 4 | 30 juin | 15 juillet |
| 20 | 30 | 30 | 3 | 30 juillet | 15 août |
| 30 | 30 | 40 | 3 août | 31 août | 15 septembre |
Affichage des enregistrements de dates d'échéance relatifs à une facture
Vous pouvez afficher la liste des dates d'échéance d'une facture en cliquant sur dans les écrans suivants :
- Factures et avoirs
- Détail écrit. CC enreg.
- Paiement rapide client
Application des paiements aux factures
Lorsque vous effectuez des paiements à l'aide de l'écran Paiements CC, si plusieurs montants comportant une date d'échéance s'appliquent à la même facture, le système crée un enregistrement par paiement et par facture.
Lorsque vous effectuez des paiements avec l'écran Paiement rapide CC, le système applique les paiements à chaque date d'échéance par ordre chronologique, quel que soit le moment de leur réception. La première date d'échéance est toujours réglée en premier.
EXEMPLE 3 : Par exemple, une facture I101 a 3 enregistrements de dates d'échéance :
- Date d'échéance = 10 mai, montant dû = 200 €
- Date d'échéance = 10 juin, montant dû = 100 €
- Date d'échéance = 10 juillet, montant dû = 100 €
Un paiement de 250 € est imputé à cette facture et un enregistrement de type Paiement est créé pour 250 € pour la facture I101. Si le système doit afficher la date de base de la facture qui n'est pas entièrement payée, il :
- vérifiera tous les enregistrements de la facture I101,
- prendra le paiement et l'avoir,
- calculera le montant total,
- l'appliquera à la première date d'échéance.
Dans notre exemple, prenez l'enregistrement de paiement de 250 € et appliquez-le à l'enregistrement de la première date d'échéance, puis à l'enregistrement de la deuxième date d'échéance. L'écran Balance âgée client (état) affiche les enregistrements de dates d'échéance suivants pour la facture I101 :
- Date d'échéance = 10 juin, montant dû = 50
- Date d'échéance = 10 juillet, montant dû = 100
Application des factures supplémentaires aux factures
Vous pouvez aussi créer des factures supplémentaires comportant des dates d'échéance multiples, soit manuellement soit automatiquement. Si la note de débit est générée automatiquement, vous pouvez la mettre à jour dans l'écran Factures et avoirs avant de l'enregistrer. Une fois qu'elle est enregistrée, vous pouvez l'afficher dans l'écran Détail transactions enregistrées CC, comme une facture normale. Si la facture supplémentaire s'applique à une facture, elle est traitée avec la facture pour le paiement CC et le classement des états et des relevés client.
Les factures supplémentaires peuvent s'appliquer aux factures de trois manières différentes lorsque l'une, l'autre ou les deux ont des dates d'échéance multiples :
- Pour une facture supplémentaire avec une seule date d'échéance s'appliquant à une facture en comportant plusieurs, la facture supplémentaire s'applique à la première date d'échéance.
- Pour une facture supplémentaire avec plusieurs dates d'échéance s'appliquant à une facture en comportant plusieurs, le total de la facture supplémentaire s'applique à l'enregistrement de la première date d'échéance de la facture.
- Pour une facture supplémentaire avec plusieurs dates d'échéance s'appliquant à une facture en comportant une seule, le total du montant dû de la facture supplémentaire s'applique à l'enregistrement de la première date d'échéance de la facture.